Oto Servisler İçin CRM Otomasyonu
Periyodik bakım hatırlatmadan garanti süresi alarmına, parça stok takibinden müşteri sadakatine kadar tüm servis operasyonu tek panelde, WhatsApp + SMS entegre.
Oto Servisler her gün yaşıyor — siz de mi?
Periyodik bakım zamanı geldiğinde müşteri hatırlatılmıyor; defter ya da takvim üzerinden manuel takip ekibin inisiyatifine bırakılıyor ve çoğu randevu kaçırılıyor.
Müşterinin aracının marka-model, motor, kilometre ve son bakım bilgisi Excel'de tutuluyor; aynı müşteri tekrar geldiğinde geçmiş işleri bulmak dakikalar alıyor.
Yapılan iş için verilen garanti süresi (kaporta, motor revizyonu, parça) hatırlanmıyor; müşteri garanti dolduktan sonra şikayetle geldiğinde uzlaşmazlık çıkıyor.
Parça stoğu kağıt üzerinde tutuluyor; kritik seviyenin altına düşen parça fark edilmiyor ve servis günlerce parça bekleyebiliyor.
Sadık müşteri (yılda 3 kez gelen) ile tek seferlik müşteri ayırt edilmiyor; sadakat indirimi, doğum günü hediyesi ya da referans programı kurgulanmıyor.
Müşterinin aracına ve sürüş alışkanlığına özel kampanya kurgulanmıyor; örneğin uzun yol gidecek müşteriye fren-balata kontrol önerisi otomatik gitmiyor.
Oto Servis için nasıl kuruyoruz?
Araç ve Müşteri Veritabanı Kurulumu
Mevcut defter, Excel ve servis otomasyon verisi (varsa) tek merkezi veritabanına aktarılıyor; araç plakası, marka-model, kilometre ve servis geçmişi haritalanıyor.
CRM + WhatsApp + SMS Entegrasyonu
HubSpot ya da n8n tabanlı altyapı kuruluyor; WhatsApp Business API ve SMS sağlayıcı çift kanal kuruluyor. Parça tedarikçi entegrasyonu (varsa) sağlanıyor.
Ekip Eğitimi ve Raporlama Kurgusu
Servis çalışanlarına 2 günlük panel eğitimi veriliyor; bakım hatırlatma akışları, garanti alarm kuralları ve sadakat seviyeleri birlikte belirleniyor.
Canlı Sistem ve Aylık Optimizasyon
Sistem canlıya alınıyor; ilk ay haftalık check-in yapılıyor. Aylık periyodik bakım dönüşümü, garanti takip, parça stok devir ve müşteri sadakat raporları otomatik üretiliyor.
Oto Servis sistemine dahil olanlar
Periyodik Bakım Hatırlatma (KM + Zaman)
Her aracın bir sonraki bakım kilometresi ve tarihi hesaplanıyor; yaklaştığında müşteriye WhatsApp + SMS ile nazik hatırlatma + tek tık randevu linki gönderiliyor.
Araç Tarihçesi Tam Takip
Plaka girince aracın tüm geçmiş işleri, kullanılan parçalar, verilen garantiler ve fatura toplamları anında ekranda; müşteri sorduğunda dakikalar yerine saniyeler içinde cevap.
Garanti Süresi Otomatik Alarm
Verilen her işin garanti süresi sistemde kayıtlı; süre dolmasına 30 gün kala servise ve müşteriye bildirim. Garanti içi şikayet panel üzerinden yönetiliyor.
Parça Stok + Otomatik Sipariş
Her parçanın kritik seviyesi belirleniyor; altına düştüğünde tedarikçiye otomatik sipariş bildirimi gidiyor. Aylık parça devir raporu eldeki sermayeyi optimize ediyor.
Sadakat Puanı (Servis Sayısı + Tutar)
Müşterilerin yıllık servis sayısı ve ortalama harcaması ile Bronze, Silver, Gold seviyeleri otomatik. Sadık müşteriye yıkama hediyesi, garanti uzatma gibi avantajlar tetikleniyor.
Aylık Kazanç ve Servis Raporu
Hangi marka, hangi iş tipi, hangi mekanik ne kadar gelir getirdi; hangi hatırlatma kampanyası kaç müşteri geri çağırdı; tek tık PDF rapor.
İzmir Karşıyaka'da Bir Oto Servisin 5 Aylık Dönüşümü
İzmir Karşıyaka Bostanlı'da 14 yıllık bir Volkswagen-Audi yetkili olmayan servis, günlük 18-22 araç kabul ediyordu. Periyodik bakım için müşteri hatırlatması yapılmıyor; takip Excel ve servis sahibinin telefon defteri ile yürüyordu. Aylık periyodik bakım dönüşüm oranı %23'te kalıyordu.
PORTZEN ile çalışmaya başladıkları ilk ayda 3.800 müşteri ve 4.200 araç kaydı veritabanına aktarıldı; HubSpot + WhatsApp Business API + SMS çift kanal kuruldu. Periyodik bakım hatırlatma akışı, garanti alarm sistemi ve parça stok takibi devreye alındı.
5. ay sonunda periyodik bakım dönüşüm oranı %23'ten %71'e fırladı; aylık gelir %180 arttı. Parça stok devir hızı 2.4x'e çıktı, garanti uyuşmazlığı kaynaklı şikayet sıfırlandı. Sadık müşteri segmentindeki Gold müşteri sayısı 5 ayda 28'den 142'ye yükseldi.
Oto Servis için sıkça sorulan sorular
Kaç aracı sisteme kayıt edebilirim?
Başlangıç paketi 1.000, Pro paketi 5.000 araç kaydını destekliyor. Premium pakette sınırsız kayıt yapılabiliyor; mevcut Excel ya da servis defteri verisi 2 iş günü içinde aktarılıyor.
Parça tedarikçimle entegre çalışabilir mi?
Evet. Yaygın oto parça tedarikçileri (Doğuş Otomotiv, Borusan, bayi sistemleri) ve OEM portallarıyla API ya da CSV import-export entegrasyonu kurulabiliyor. Stok kritik seviyenin altına düştüğünde otomatik sipariş tetiklenebiliyor.
Hatırlatmalar WhatsApp ile mi yoksa SMS ile mi gidiyor?
Başlangıç pakette sadece WhatsApp Business API; Pro ve Premium pakette WhatsApp + SMS çift kanal var. Müşteri WhatsApp'ı aktif değilse sistem otomatik SMS'e düşüyor; iletişim kaybı yaşanmıyor.
Garanti takibi nasıl çalışıyor?
Her iş emrinde verilen garanti süresi (ör. kaporta 6 ay, motor revizyonu 12 ay) sisteme giriliyor. Süre dolmasına 30 ve 7 gün kala servise dahili bildirim, müşteriye opsiyonel WhatsApp uyarısı gidiyor. Garanti içi şikayet panel üzerinden tek ekrandan yönetiliyor.
Marka spesifik (BMW, Mercedes vb.) kurgu yapılabiliyor mu?
Evet. Marka bazlı bakım periyotları, servis aralıkları, kullanılan parça kategorileri ve özel kampanyalar ayrı ayrı tanımlanabiliyor. Premium pakette marka bazlı dashboard ve segment iletişimi standart geliyor.
Filo müşterileri (kurumsal) için özel akış var mı?
Evet, Premium pakette filo müşteri akışı standart. Birden fazla araç tek müşteri altında gruplanıyor, dönemsel toplu fatura, filo yöneticisi rapor erişimi ve özel fiyatlandırma kuralları tanımlanabiliyor.
Kurulum süresi ve eğitim nasıl yapılıyor?
Brief sonrası 7-14 iş günü içinde sistem canlıya alınıyor. Veri aktarımı, akış tasarımı ve ekip eğitimi (2 gün yerinde) bu süreye dahil. İlk ay haftalık check-in görüşmesi ile süreç optimize ediliyor.
Periyodik Bakım Randevularınızı Otomatik Doldurun
%71 bakım dönüşümü, %180 gelir artışı ve dolu randevu defteri için 15 dakikalık ücretsiz keşif görüşmesi yeterli.