Periyodik bakım hatırlatmadan garanti süresi alarmına, parça stok takibinden müşteri sadakatine kadar tüm servis operasyonu tek panelde, WhatsApp + SMS entegre.
Form, landing, Instagram DM veya WhatsApp'tan gelen lead CRM'e düşer.
Kaynağa göre etiketlenir ve satıcıya atanır.
WhatsApp ve e-posta karşılama mesajı otomatik gider.
Isıtma dizisi ve takip hatırlatmaları başlar; satıcıya bildirim gider.
Hangi kaynağın lead getirdiği tek panelden izlenir.
Periyodik bakım zamanı geldiğinde müşteri hatırlatılmıyor; defter ya da takvim üzerinden manuel takip ekibin inisiyatifine bırakılıyor ve çoğu randevu kaçırılıyor.
Müşterinin aracının marka-model, motor, kilometre ve son bakım bilgisi Excel'de tutuluyor; aynı müşteri tekrar geldiğinde geçmiş işleri bulmak dakikalar alıyor.
Yapılan iş için verilen garanti süresi (kaporta, motor revizyonu, parça) hatırlanmıyor; müşteri garanti dolduktan sonra şikayetle geldiğinde uzlaşmazlık çıkıyor.
Parça stoğu kağıt üzerinde tutuluyor; kritik seviyenin altına düşen parça fark edilmiyor ve servis günlerce parça bekleyebiliyor.
Sadık müşteri (yılda 3 kez gelen) ile tek seferlik müşteri ayırt edilmiyor; sadakat indirimi, doğum günü hediyesi ya da referans programı kurgulanmıyor.
Müşterinin aracına ve sürüş alışkanlığına özel kampanya kurgulanmıyor; örneğin uzun yol gidecek müşteriye fren-balata kontrol önerisi otomatik gitmiyor.
Mevcut defter, Excel ve servis otomasyon verisi (varsa) tek merkezi veritabanına aktarılıyor; araç plakası, marka-model, kilometre ve servis geçmişi haritalanıyor.
HubSpot ya da n8n tabanlı altyapı kuruluyor; WhatsApp Business API ve SMS sağlayıcı çift kanal kuruluyor. Parça tedarikçi entegrasyonu (varsa) sağlanıyor.
Servis çalışanlarına panel eğitimi veriliyor (ekip eğitimi Büyüme ve Kurumsal paketlerde dahil); bakım hatırlatma akışları, garanti alarm kuralları ve sadakat seviyeleri birlikte belirleniyor.
Sistem canlıya alınıyor; ilk 30 gün kurulum hataları giderilir, sonrasında aylık bakım isteğe bağlıdır. Aylık periyodik bakım dönüşümü, garanti takip, parça stok devir ve müşteri sadakat raporları otomatik üretiliyor.
Her aracın bir sonraki bakım kilometresi ve tarihi hesaplanıyor; yaklaştığında müşteriye WhatsApp + SMS ile nazik hatırlatma + tek tık randevu linki gönderiliyor.
Plaka girince aracın tüm geçmiş işleri, kullanılan parçalar, verilen garantiler ve fatura toplamları anında ekranda; müşteri sorduğunda dakikalar yerine saniyeler içinde cevap.
Verilen her işin garanti süresi sistemde kayıtlı; süre dolmasına 30 gün kala servise ve müşteriye bildirim. Garanti içi şikayet panel üzerinden yönetiliyor.
Her parçanın kritik seviyesi belirleniyor; altına düştüğünde tedarikçiye otomatik sipariş bildirimi gidiyor. Aylık parça devir raporu eldeki sermayeyi optimize ediyor.
Müşterilerin yıllık servis sayısı ve ortalama harcaması ile Bronze, Silver, Gold seviyeleri otomatik. Sadık müşteriye yıkama hediyesi, garanti uzatma gibi avantajlar tetikleniyor.
Hangi marka, hangi iş tipi, hangi mekanik ne kadar gelir getirdi; hangi hatırlatma kampanyası kaç müşteri geri çağırdı; tek tık PDF rapor.
Bu bölüm sistemin nasıl kurulduğunu anlatan örnek bir senaryodur; belirli bir müşterinin sonucu değildir.
Örnek senaryo: Yetkili olmayan, günde çok sayıda araç kabul eden bir özel oto servis düşünün. Periyodik bakım için müşteri hatırlatması yapılmıyor; takip Excel ve servis sahibinin telefon defteri ile yürüyor.
Örnek bir kurulumda mevcut müşteri ve araç kayıtları veritabanına aktarılır; HubSpot + WhatsApp Business API + SMS çift kanal kurulur. Periyodik bakım hatırlatma akışı, garanti alarm sistemi ve parça stok takibi devreye alınır.
Bu kurulumla iş akışında değişen şudur: bakımı yaklaşan araç sahibine hatırlatma ve randevu linki otomatik gider, garanti süreleri kayıt altında olduğu için uyuşmazlıkta kayda bakılır, kritik seviyeye düşen parça için bildirim oluşur. Sadakat seviyeleri harcama ve servis sayısına göre otomatik güncellenir.
Üç net paket. Tutarlar TL ve KDV hariçtir; ödeme dönemi her kartta yazılıdır (tek seferlik kurulum).
KDV hariç · tek seferlik kurulum
Özel sistemlerini bağlamak ve test ortamında çalışmak isteyen işletmeler
KDV hariç · tek seferlik kurulum
Satış ve operasyon süreçlerini birbirine bağlamak isteyen KOBİ'ler
KDV hariç · tek seferlik kurulum
Birkaç tekrarlayan işi otomatikleştirmek isteyen işletmeler
PORTZEN paketlerinde araç kaydı sayısına göre bir sınır yok; kayıt üst sınırı kullandığınız CRM'in planına bağlı ve CRM lisansı kurulum bedeline dahil değil. Mevcut Excel ya da servis defteri verisi kurulum kapsamında aktarılıyor; süre veri düzenine göre değişir ve teklifte belirtilir. Plaka, şasi ve son bakım tarihi gibi alanlar aktarım sırasında eşleştiriliyor.
API veya CSV dışa/içe aktarımı sunan parça tedarikçisi, bayi ve OEM sistemleriyle bağlantı, sundukları erişime göre paketteki uygulama bağlantılarından biri olarak kurulabiliyor; tedarikçinizin sunduğu imkân brief'te kontrol edilir. Stok kritik seviyenin altına düştüğünde otomatik sipariş bildirimi tetiklenebiliyor.
İkisi de kurulabiliyor. Yalnızca WhatsApp Business API ile başlayabilir ya da WhatsApp + SMS çift kanal kurabilirsiniz; SMS sağlayıcısı ayrı bir uygulama bağlantısı olduğu için çift kanal paket seçimini etkiler. Çift kanalda müşterinin WhatsApp'ı aktif değilse sistem otomatik olarak SMS'e düşüyor ve bakım hatırlatmasının ulaşmama riski azalıyor. Meta ve SMS sağlayıcı ücretleri kurulum bedeline dahil değildir.
Her iş emrinde verilen garanti süresi (ör. kaporta 6 ay, motor revizyonu 12 ay) sisteme giriliyor. Süre dolmasına 30 ve 7 gün kala servise dahili bildirim, müşteriye opsiyonel WhatsApp uyarısı gidiyor. Garanti içi şikayet panel üzerinden tek ekrandan yönetiliyor.
Evet. Marka bazlı bakım periyotları, servis aralıkları, kullanılan parça kategorileri ve özel kampanyalar ayrı ayrı tanımlanabiliyor. Marka bazlı rapor ekranları CRM'in raporlama özellikleriyle hazırlanıyor (CRM planınıza bağlı). Kaç marka için ayrı akış kurulacağı iş akışı sayısını, dolayısıyla paketi belirlediğinden kapsam brief'te planlanır.
Evet, filo müşteri akışı kurulabiliyor. Birden fazla araç tek müşteri altında gruplanıyor, filo yöneticisine rapor erişimi veriliyor ve özel fiyatlandırma kuralları tanımlanabiliyor. Dönemsel toplu fatura için muhasebe programınızın da bağlanması gerekir; bu ek bir uygulama bağlantısı ve iş akışı demek olduğundan kapsam brief'te planlanır ve paket buna göre belirlenir.
Teslim süresi kapsama göre teklifte yazılı olarak belirtilir; veri aktarımı ve akış tasarımı kurulum kapsamındadır. Ekip eğitimi Büyüme ve Kurumsal paketlerde dahil, yeri ve formatı brief'te planlanır. Kurulumdan sonraki ilk 30 gün kurulum hataları giderilir; sonrasında isteğe bağlı aylık bakım alabilirsiniz.
Tutarlar KDV hariçtir: Başlangıç 14.900 TL tek seferlik, Büyüme 34.900 TL tek seferlik, Kurumsal 89.900 TL tek seferlik. Kurulum tek seferliktir. İlk 30 gün kurulum hatalarının giderilmesi dahildir; isteğe bağlı aylık bakım ikinci aydan itibaren başlar. CRM, sunucu ve harici yazılım lisansları hariçtir.
Periyodik bakım hatırlatmalarını otomatiğe almak ve randevu defterinizi daha düzenli doldurmak için 15 dakikalık ücretsiz keşif görüşmesi yeterli.