Instagram'dan gelen lead'i excel'de kaybediyorsunuz. Danışan randevusunu unutuyor, after-care takip yok, VIP danışanla yeni gelen aynı muameleyi alıyor. Kurduğumuz sistem mesajlara otomatik yanıt veriyor, danışan profilini foto + tedavi planı ile tutuyor.
Form, landing, Instagram DM veya WhatsApp'tan gelen lead CRM'e düşer.
Kaynağa göre etiketlenir ve satıcıya atanır.
WhatsApp ve e-posta karşılama mesajı otomatik gider.
Isıtma dizisi ve takip hatırlatmaları başlar; satıcıya bildirim gider.
Hangi kaynağın lead getirdiği tek panelden izlenir.
Instagram DM, WhatsApp, web formu, telefon — 4 kanaldan gelen lead'leri bir excel'de toplamaya çalışıyorsunuz, hangi danışman hangi lead'le ilgilendi belli değil
Danışan 2 hafta sonraki randevusunu unutuyor, gelmeyince koltuk boş kalıyor — ay sonunda boş kalan slotlar ciddi gelir kaybı demek
Botoks yaptıran danışan 6 ay sonra geri gelmeli, hatırlatma yok, hatırlamıyor, başka kliniğe gidiyor — follow-up otomasyonu sıfır
10 yıllık VIP danışan ile yeni gelen aynı muameleyi alıyor — özel indirim yok, sadakat hediyesi yok, danışan kendini özel hissetmiyor
Before-after fotoğraflar danışman telefonlarında dağınık, izin alındı mı belli değil, pazarlama için kullanamıyorsunuz
Ay sonu 'bu ay ne kadar kazandık, hangi tedavi en karlı' sorusunun cevabı yok — defter ve tahmin üzerinden yönetim
Mevcut akışınızı haritalıyoruz: Instagram DM → karşılama → fiyat bilgisi → randevu → tedavi → after-care → tekrar randevu. Her adımda nerede lead kaybediyorsunuz, nerede manuel iş var, hangi otomasyonlar en hızlı geri dönüş veriyor — net plan.
Kliniğinize uygun CRM seçimi (HubSpot ücretsiz başlangıç veya Pipedrive klinik özelinde), n8n ile özel otomasyon akışları, tedavi türüne göre özel alanlar (before-after, alerjiler, tedavi planı, after-care notları).
WhatsApp Business API entegre — lead karşılama, randevu hatırlatma (1 gün öncesi + 3 saat öncesi), after-care mesajları, 6 ay sonra 'tekrar randevu' hatırlatma hep otomatik. Email serisi de aynı mantıkla.
Resepsiyon, danışman ve kliniğin sahibi için ayrı eğitim (ekip eğitimi Büyüme ve Kurumsal paketlerde dahil). Aylık dashboard: lead-randevu dönüşümü, danışan başına gelir, en karlı tedavi, danışman performansı — net sayılar.
Instagram DM, WhatsApp, web formu — hangi kanaldan gelirse gelsin, lead otomatik karşılanır: 'Merhaba [İsim], mesajınız ulaştı, danışmanımız en kısa sürede dönecek. Bu arada [tedavi] hakkında SSS için: link'. Lead 'unutuldum' hissi yaşamıyor. (Gelen sorulara AI ile serbest yanıt, ayrı bir hizmet olan AI müşteri asistanı kapsamındadır.)
Randevudan 24 saat önce WhatsApp + email hatırlatma, 3 saat önce 'yola çıkacaksanız hatırlatmadır' mesajı. Danışan randevusunu iki kez hatırlatılmış olarak geliyor; hatırlatma resepsiyonun aramasına kalmıyor.
Her danışanın özel sayfası: kişisel bilgi (KVKK gerekliliklerini dikkate alarak), tedavi geçmişi, alerjiler, before-after fotoğraflar (izinli), uygulanan ürünler, doktor notları. Danışan tekrar geldiğinde tüm geçmişi tek ekranda önünüzde.
Ay sonu otomatik rapor: toplam ciro, danışan başı ortalama, hangi tedavi en çok satıldı, hangisi en karlı, hangi danışman en fazla danışan getirdi, lead-randevu dönüşüm oranı. Yönetim kararı tahminle değil veriyle.
Danışan 3. tedavisinde otomatik 'VIP' tag'i alıyor, özel indirim hatırlatması, doğum günü hediyesi, after-care özel takip. Tekrar gelme oranını artırmaya yardımcı oluyor — kliniğin gerçek karı 'tekrar gelen' danışandan.
Resepsiyon, danışman, sahip — herkes farklı yetkilerle aynı dashboard'a giriyor. Bugünün randevuları, bekleyen lead'ler, after-care'i gecikmiş danışanlar, ay sonu hedef — tek ekranda. Excel, WhatsApp grup, ajanda kaos biter.
Bu bölüm sistemin nasıl kurulduğunu anlatan örnek bir senaryodur; belirli bir müşterinin sonucu değildir.
Örnek senaryo: Dermoestetik ve enjeksiyon hizmetleri sunan, Instagram'dan düzenli lead alan bir klinik düşünün. Resepsiyon WhatsApp ve DM mesajları arasında boğuluyor, after-care takibi yapılamıyor, danışan profili yok, ay sonu hangi tedavinin en karlı olduğu bilinmiyor.
Örnek bir kurulumda HubSpot CRM kliniğe özel alanlarla (tedavi türü, alerji, before-after, after-care planı) kurulur; WhatsApp Business API entegrasyonu, n8n ile otomatik lead karşılama mesajı, randevu hatırlatma serisi (24 saat + 3 saat öncesi), 6 ay sonra 'tekrar randevu' hatırlatması ve sadakat akışı (3. tedavide VIP) eklenir. Ekip eğitimi Büyüme ve Kurumsal paketlerde dahildir.
Bu kurulumla iş akışında değişen şudur: her lead tek CRM'e düşer ve otomatik karşılanır, randevu ve after-care hatırlatmaları resepsiyonun elle mesaj atmasına gerek kalmadan gider, tekrar randevu zamanı gelen danışan sistemden hatırlatılır. Ay sonu tedavi bazlı rapor CRM'den çıkar.
Üç net paket. Tutarlar TL ve KDV hariçtir; ödeme dönemi her kartta yazılıdır (tek seferlik kurulum).
KDV hariç · tek seferlik kurulum
Özel sistemlerini bağlamak ve test ortamında çalışmak isteyen işletmeler
KDV hariç · tek seferlik kurulum
Satış ve operasyon süreçlerini birbirine bağlamak isteyen KOBİ'ler
KDV hariç · tek seferlik kurulum
Birkaç tekrarlayan işi otomatikleştirmek isteyen işletmeler
Kurgu KVKK gerekliliklerini dikkate alarak yapılır (açık rıza, aydınlatma akışı, rol bazlı erişim); before-after fotoğrafları için ayrı izin formu (dijital imzalı) hazırlanır. Verinin hangi sağlayıcıda ve bölgede tutulacağı kullanılan altyapıya (ör. HubSpot/Pipedrive) göre teklifte yazılı olarak belirtilir. VERBIS kaydı ve kliniğinize özel hukuki değerlendirme paketlere dahil değildir; bunları hukuk danışmanınızla yürütmenizi öneriyoruz.
Onay süresi Meta'nın inceleme sürecine bağlıdır ve işletmeden işletmeye değişir. Başvuru sürecini sizinle birlikte yürütüyoruz — vergi levhası, kliniğe ait domain ve resmi tanım genelde istenen bilgiler. Bağlantı Meta'nın resmi WhatsApp Business API'si üzerinden kurulur; onay gelene kadar mevcut iletişim kanallarınızı kullanmaya devam edersiniz.
Evet. Excel'deki danışan listesi, geçmiş tedavi notları, telefon numaraları CRM'e otomatik import ediliyor. Geçmiş before-after fotoğraflarını da danışan profillerine bağlıyoruz (KVKK izin yenileme süreci paralel yürür).
Kurulum süresince mevcut sisteminiz çalışmaya devam ediyor, biz arka planda kuruyoruz. Önce paralel test, ardından canlıya geçiş yapılır; geçiş günü WhatsApp numarası yeni sisteme yönlendirilir. Teslim süresi kapsama göre teklifte yazılı olarak belirtilir.
Kurulum aylık değil, tek seferliktir (Başlangıç 14.900 TL tek seferlik, Büyüme 34.900 TL tek seferlik, Kurumsal 89.900 TL tek seferlik, KDV hariç); ilk 30 gün kurulum hataları giderilir, ikinci aydan itibaren aylık bakım isteğe bağlıdır. Getiriyi kliniğinizin rakamlarıyla değerlendirmenizi öneriyoruz: örneğin ortalama tedavi bedeliniz 4.500 TL ise, hatırlatma ve geri çağırma akışlarıyla kazanılan birkaç ek danışanın kurulum bedeline oranla ne ifade ettiğini kolayca hesaplayabilirsiniz; boş kalan randevu saatlerinin azalması da ayrı bir kazanç kalemi. Sonuç danışan hacminize ve ekibinizin takibine bağlıdır, belirli bir gelir artışı vaat etmiyoruz.
Kurulum tek seferlik bir iştir; uzun süreli bağlayıcı bir abonelik yok. İkinci aydan itibaren isteğe bağlı aylık bakım alırsanız bakımın süresi ve sonlandırma koşulları teklifte yazılı olarak belirlenir. CRM hesabı ve veriler size aittir — bizim kilitlemeli model yok.
Tutarlar KDV hariçtir: Başlangıç 14.900 TL tek seferlik, Büyüme 34.900 TL tek seferlik, Kurumsal 89.900 TL tek seferlik. Kurulum tek seferliktir. İlk 30 gün kurulum hatalarının giderilmesi dahildir; isteğe bağlı aylık bakım ikinci aydan itibaren başlar. CRM, sunucu ve harici yazılım lisansları hariçtir.
30 dakikalık ücretsiz klinik akış analizi — Instagram'dan gelen lead'lerinizin nerede takipsiz kaldığını ve PORTZEN ile bu takibi nasıl otomatikleştirebileceğimizi konuşalım.