Estetik Klinikler için CRM Otomasyonu
Instagram'dan gelen lead'i excel'de kaybediyorsunuz. Danışan randevusunu unutuyor, after-care takip yok, VIP danışanla yeni gelen aynı muameleyi alıyor. Bizim sistem 60 saniyede otomatik karşılıyor, danışan profilini foto + tedavi planı ile tutuyor.
Klinikler her gün yaşıyor — siz de mi?
Instagram DM, WhatsApp, web formu, telefon — 4 kanaldan gelen lead'leri bir excel'de toplamaya çalışıyorsunuz, hangi danışman hangi lead'le ilgilendi belli değil
Danışan 2 hafta sonraki randevusunu unutuyor, gelmeyince koltuk boş kalıyor — ay sonu hesabında 12 boş slot, 60.000 TL kayıp
Botoks yaptıran danışan 6 ay sonra geri gelmeli, hatırlatma yok, hatırlamıyor, başka kliniğe gidiyor — follow-up otomasyonu sıfır
10 yıllık VIP danışan ile yeni gelen aynı muameleyi alıyor — özel indirim yok, sadakat hediyesi yok, danışan kendini özel hissetmiyor
Before-after fotoğraflar danışman telefonlarında dağınık, izin alındı mı belli değil, pazarlama için kullanamıyorsunuz
Ay sonu 'bu ay ne kadar kazandık, hangi tedavi en karlı' sorusunun cevabı yok — defter ve tahmin üzerinden yönetim
Estetik Klinik için nasıl kuruyoruz?
1. Süreç Analizi (Lead → Danışan → Tedavi → After-Care)
Mevcut akışınızı haritalıyoruz: Instagram DM → karşılama → fiyat bilgisi → randevu → tedavi → after-care → tekrar randevu. Her adımda nerede lead kaybediyorsunuz, nerede manuel iş var, hangi otomasyonlar en hızlı geri dönüş veriyor — net plan.
2. CRM Kurulum (HubSpot / Pipedrive + n8n)
Kliniğinize uygun CRM seçimi (HubSpot ücretsiz başlangıç veya Pipedrive klinik özelinde), n8n ile özel otomasyon akışları, tedavi türüne göre özel alanlar (before-after, alerjiler, tedavi planı, after-care notları).
3. WhatsApp + Email Entegrasyonu
WhatsApp Business API entegre — lead karşılama, randevu hatırlatma (1 gün öncesi + 3 saat öncesi), after-care mesajları, 6 ay sonra 'tekrar randevu' hatırlatma hep otomatik. Email serisi de aynı mantıkla.
4. Eğitim + Raporlama Dashboard
Resepsiyon, danışman ve kliniğin sahibi için ayrı eğitim (2 saat canlı + video). Aylık dashboard: lead-randevu dönüşümü, danışan başına gelir, en karlı tedavi, danışman performansı — net sayılar.
Estetik Klinik sistemine dahil olanlar
Lead Karşılama (60 Saniye Auto-Yanıt)
Instagram DM, WhatsApp, web formu — hangi kanaldan gelirse gelsin, lead 60 saniye içinde otomatik karşılanır: 'Merhaba [İsim], mesajınız ulaştı, danışmanımız 15 dakika içinde dönecek. Bu arada [tedavi] hakkında SSS için: link'. Lead 'unutuldum' hissi yaşamıyor.
Randevu Hatırlatma Serisi
Randevudan 24 saat önce WhatsApp + email hatırlatma, 3 saat önce 'yola çıkacaksanız hatırlatmadır' mesajı. Randevu geliş oranı %62'den %85'e çıkıyor, ay sonu boş slot sayısı yarıya iniyor — direkt gelir artışı.
Danışan Profili (Before-After + Tedavi Planı)
Her danışanın özel sayfası: kişisel bilgi (KVKK uyumlu), tedavi geçmişi, alerjiler, before-after fotoğraflar (izinli), uygulanan ürünler, doktor notları. Danışan tekrar geldiğinde 5 saniyede tüm geçmişi önünüzde.
Aylık Kazanç & Tedavi Karlılık Raporu
Ay sonu otomatik rapor: toplam ciro, danışan başı ortalama, hangi tedavi en çok satıldı, hangisi en karlı, hangi danışman en fazla danışan getirdi, lead-randevu dönüşüm oranı. Yönetim kararı tahminle değil veriyle.
Sadakat Motoru (3. Aydan VIP)
Danışan 3. tedavisinde otomatik 'VIP' tag'i alıyor, özel indirim hatırlatması, doğum günü hediyesi, after-care özel takip. Tekrar gelme oranı %40 artıyor — kliniğin gerçek karı 'tekrar gelen' danışandan.
Tek Dashboard, Tüm Klinik
Resepsiyon, danışman, sahip — herkes farklı yetkilerle aynı dashboard'a giriyor. Bugünün randevuları, bekleyen lead'ler, after-care'i gecikmiş danışanlar, ay sonu hedef — tek ekranda. Excel, WhatsApp grup, ajanda kaos biter.
Bornova'da Bir Estetik Kliniğin 3 Aylık Dönüşümü
İzmir Bornova'da 7 yıldır faaliyet gösteren, ağırlıklı dermoestetik ve enjeksiyon hizmetleri sunan bir klinik, Instagram'dan ayda 180-220 lead alıyordu ama bunların sadece %18'i randevuya, %12'si tedaviye dönüyordu. Resepsiyon iki kişiyle çalışıyor, WhatsApp ve DM mesajları arasında boğuluyorlar, after-care takibi yapılamıyor, danışan profili yok, ay sonu hangi tedavinin en karlı olduğu bile bilinmiyordu.
PORTZEN olarak HubSpot CRM kurduk (kliniğe özel alanlar: tedavi türü, alerji, before-after, after-care planı), WhatsApp Business API entegrasyonu, n8n ile lead karşılama otomasyonu (60 saniye auto-yanıt), randevu hatırlatma serisi (24 saat + 3 saat öncesi), 6 ay sonra 'tekrar randevu' hatırlatması ve sadakat motoru (3. tedavide VIP). Resepsiyon ve doktorlar için 2 saat canlı eğitim verdik.
3 ay sonra lead-randevu dönüşüm oranı %18'den %47'ye, ay başı yeni danışan 12'den 38'e çıktı. Randevu geliş oranı %62'den %85'e yükseldi (boş slot maliyeti aylık 60.000 TL'den 12.000 TL'ye indi). Tekrar gelen danışan oranı %32 arttı. Resepsiyon ekibi 'artık nefes alabiliyoruz, manuel WhatsApp cevaplama bitti' dedi.
Estetik Klinik için sıkça sorulan sorular
KVKK uyumu var mı? Danışan verilerini güvenli tutuyor musunuz?
Tabii. Tüm danışan verisi KVKK uyumlu HubSpot/Pipedrive sunucularında (AB veri merkezleri), before-after fotoğrafları için ayrı izin formu (dijital imzalı), VERBIS kayıt desteği veriyoruz. Klinik olarak gerekli hukuki altyapı dahil.
WhatsApp Business API onayı zor mu? Ne kadar sürer?
Meta onay süreci 5-10 iş günü. Biz tüm başvuru sürecini sizin adınıza yapıyoruz — vergi levhası, kliniğe ait domain ve resmi tanım yeterli. Onay gelene kadar geçici çözüm olarak WhatsApp Web entegrasyonu kullanılıyor.
Mevcut excel ve danışan verilerimi taşıyabilir misiniz?
Evet. Excel'deki danışan listesi, geçmiş tedavi notları, telefon numaraları CRM'e otomatik import ediliyor. Geçmiş before-after fotoğraflarını da danışan profillerine bağlıyoruz (KVKK izin yenileme süreci paralel yürür).
Kurulum süresince klinik işleri aksar mı?
Hayır. 4 haftalık kurulum süresince mevcut sisteminiz çalışmaya devam ediyor, biz arka planda kuruyoruz. 3. hafta paralel test, 4. hafta canlıya alıyoruz — geçiş günü sadece WhatsApp numarası yeni sisteme yönleniyor, danışan ne yaşadığını fark etmiyor.
Aylık 12.000 TL'ye değiyor mu? ROI nedir?
Pro paket örnek: ayda 30 ekstra danışan x 4.500 TL ortalama tedavi = 135.000 TL ek gelir. Boş randevu maliyetinde aylık 40.000 TL tasarruf. Pro paket 22.000 TL/ay. Net aylık kazanç: yaklaşık 150.000 TL. Geri dönüş 1. ayda görünür.
Sözleşme süresi var mı, istediğim zaman iptal edebilir miyim?
Minimum 6 ay sözleşme (çünkü CRM otomasyon yatırımı 3 ayda anlamlı geri dönüş veriyor). 6. aydan sonra aylık iptal hakkınız var, 30 gün önceden bildirim yeterli. CRM ve veriler size devrediliyor — bizim kilitlemeli model yok.
Kliniğinizin Lead Kaybı Bugün Bitsin
30 dakikalık ücretsiz klinik akış analizi — Instagram'dan gelen lead'lerinizin neden danışana dönmediğini ve PORTZEN ile 3 ayda bu oranı nasıl 3'e katlayacağımızı konuşalım.