Kafeler için CRM Otomasyonu
Sadakat damgası, doğum günü kampanyası, sezon menü duyurusu, brunch hatırlatma - müşteri tek seferlik gelmesin, ay başına 3-4 kez geri dönsün.
Kafeler her gün yaşıyor — siz de mi?
Müşteri brunch için bir kez geliyor, hatırlatma yapmadığınız için 2 ay sonra geliyor - oysa ayda 3-4 kez gelebilir
Sezon menü değişti ama mevcut müşterilere duyuramıyorsunuz, hep yeni müşteri kazanma derdine düşüyorsunuz
Sadakat damgası kağıt karta basıyorsunuz, müşteri unutuyor, kart kayboluyor, programa katılım düşük
Doğum günü kampanyası yapmıyorsunuz - kafenin alanı tam doğum günü için, müşteri kayıp gidiyor
Akademi / workshop yaptınız ama katılımcılara sonraki etkinlikleri duyuramıyorsunuz, tekrar dolduramıyorsunuz
POS sisteminizde 2.000 müşteri kayıtlı ama hiçbiriyle iletişiminiz yok, veri ölü duruyor
Kafe için nasıl kuruyoruz?
1. Kafe + Müşteri Profil Analizi
Kafe konseptiniz (specialty, brunch, çalışma, art kafe), mevcut POS / sadakat verisi, ortalama ziyaret sıklığı, en kârlı müşteri segmenti, sezon yoğunluk dönemleri analiz edilir.
2. CRM + Sadakat Sistemi Kurulumu
HubSpot / aktif basit alternatifi (Türkiye uyumlu Iyzico / NetGSM entegrasyonlu) kurulumu. Dijital damga sistemi (her 10 kahvede 1 bedava), QR kod / WhatsApp link entegrasyonu.
3. Segment + Otomasyon Akışları
Müşteri segmentasyonu - brunch müdavimi, workshop katılımcısı, takeaway, çalışma kafesi düzenli, yeni müşteri. Her segmente özel WhatsApp + SMS akışı (doğum günü, sezon menü, geri çağırma).
4. KVKK + Analitik + Eğitim
KVKK uyumlu izin formu, IYS entegrasyonu, ekip eğitimi (2 saat), aylık performans raporu otomasyonu (hangi kampanya en çok dönüş getirdi).
Kafe sistemine dahil olanlar
Dijital Sadakat Damgası
Kağıt kart yerine WhatsApp / SMS ile damga - müşteri her gelişinde QR okutuyor, ay sonunda 'bir bedava içecek hakkın var' bildirimi otomatik. Müdavim müşteri kategorisi büyüyor.
Doğum Günü Otomasyon Akışı
Müşteri doğum gününden 3 gün önce 'bizim hediyemizle kutlayalım' WhatsApp mesajı + sahip olduğu indirim kuponu. Kafe alanı doğum günleri için ideal, müşteri kayıp gitmiyor.
Sezon Menü Duyurusu
Yeni sezon menü çıktığında ilgili segmente (brunch müdavimi, sıcak içecek tüketicisi vb.) WhatsApp / SMS toplu duyuru. Sonbahar pumpkin spice, yaz cold brew lansmanı için ideal.
Geri Çağırma Akışı
Son ziyaretinden 30 / 60 / 90 gün geçen müşterilere otomatik 'sizi özledik, bu kuponla bekleriz' mesajı. Müşteri kaybetme oranı %40 azalıyor.
Workshop / Akademi Takip
Latte art workshop, kahve akademisi katılımcılarına sonraki etkinlik duyurusu, ileri seviye sınıflar için özel davet, sertifika gönderimi otomatik.
Performans Raporu + Segment Analitik
Hangi segment en çok dönüş getirdi, hangi kampanyanın ROI'si en yüksek, ortalama müşteri yaşam boyu değeri - aylık otomatik rapor.
Beşiktaş - Specialty Kafe & Brunch: Aylık Tekrar Ziyaret %32 → %71, Müşteri Yaşam Boyu Değer 3.4x Arttı
Beşiktaş'ta specialty kahve + brunch + workshop konsepti çalışan butik bir kafe markası 2025 Ocak'ında PORTZEN'e geldi. POS sistemde 2.800 kayıtlı müşteri vardı ama hiçbiriyle iletişim yoktu, sadakat sistemi kağıt damga kartıydı (kayıp oranı yüksek). Müşteri ortalama ay başına 1.2 kez geliyordu.
12 günde CRM + sadakat sistemi kurulumu yapıldı. Dijital damga (QR + WhatsApp), 4 müşteri segmenti (brunch müdavimi, workshop katılımcı, takeaway, çalışma kafesi düzenli), her segmente özel akış: doğum günü, sezon menü, geri çağırma, workshop davet.
İlk ay 1.200 müşteri dijital sadakata kayıt oldu. 3. ay sonunda aylık tekrar ziyaret %32'den %71'e çıktı (müşteri ay başına 2.8 kez geliyor), brunch rezervasyonlarının %58'i CRM tetiklemesinden geliyor, workshop'lar 1 ay önceden doluyor. Müşteri yaşam boyu değeri 3.4x arttı.
Kafe için sıkça sorulan sorular
Restoran CRM sisteminden farkı ne?
Kafe müşterisi daha sık geliyor (ortalama ay başına 2-4 kez), daha küçük bilet, ama yaşam boyu değer yüksek. Sadakat / damga sistemi kafe için kritik (restoranda çoğu zaman yok). Workshop / akademi katılımcı segmenti, çalışma kafesi düzenli müşteri segmenti gibi kafeye özel kategoriler var.
KVKK uyumlu mu, müşteri verisi nasıl alınıyor?
Evet, IYS (İleti Yönetim Sistemi) entegre, ticari ileti izni KVKK uyumlu form ile alınıyor. Sadakata kayıt sırasında müşteri 'WhatsApp / SMS gönderim onayı' veriyor. İptal etmek isteyen müşteri tek tuşla çıkabiliyor.
POS sistemim Logo / Mikro / Vega - entegre olur mu?
Logo, Mikro, Vega ve yaygın kullanılan POS sistemleri ile entegrasyon var. Müşteri POS'ta satın aldığında otomatik damga kazanır, kupon kullanır. Daha az yaygın POS'lar için özel entegrasyon (Pro paket ek ücret).
Damga sistemi nasıl çalışıyor, müşteri nasıl kullanıyor?
İlk gelişinde barista QR kod gösterir, müşteri telefondan okutur, WhatsApp üzerinden kayıt olur. Sonraki gelişlerinde 'WhatsApp'tan link' veya 'QR kod' ile damga alıyor. 10 damga = 1 bedava içecek (siz belirliyorsunuz). Kayıp / unutma sorunu yok.
Sezon menü duyurusu kimin onayıyla gönderiliyor?
Siz onaylıyorsunuz. Panelde 'yeni sezon menü duyurusu' butonuna basıyorsunuz, hedef segmenti seçiyorsunuz (örn. 'sonbahar pumpkin spice tüketmiş 500 müşteri'), mesaj şablonunu görüyorsunuz, gönderiyi onaylıyorsunuz. Otomatik akışlar (doğum günü vb.) onayınız olmadan çalışıyor.
Geri çağırma akışı çok agresif olmaz mı?
Hayır, akışlar kafenize özel ayarlanıyor - örn. 30 günde 1 kupon, 60 günde 1 hatırlatma, 90 günde 1 'sizi özledik' mesajı. Müşteri 'iptal' yazınca ileti listesinden otomatik çıkıyor. Sektör ortalama %0.8 iptal oranı (çok düşük).
WhatsApp mesaj limiti aşılırsa ne olur?
Pro pakette 10.000 mesaj var, ortalama 1.500-2.000 müşterili kafe için aylık 5-7K mesaj kullanılıyor. Aşım durumunda WhatsApp mesajı 0.35 TL, SMS 0.25 TL ek ücret. Yoğun kampanya döneminde üst pakete geçiş indirimli yapılır.
Kafenizin müşterilerini 12 günde tekrar gelen müdavime çevirin
20 dakikalık tanıtım görüşmesi yeterli. Mevcut müşteri verinizi değerlendirip size özel sadakat + segmentasyon stratejisi planlıyoruz. WhatsApp'tan veya formdan ulaşın.