Başvuru formu doldu — sonra ne? Kimse zamanında aramadığında lead kolayca kayboluyor. Kurduğumuz sistem başvuruya otomatik yanıt veriyor, danışmana atıyor ve follow-up serisini başlatıyor; hiçbir başvuru takipsiz kalmıyor.
Form, landing, Instagram DM veya WhatsApp'tan gelen lead CRM'e düşer.
Kaynağa göre etiketlenir ve satıcıya atanır.
WhatsApp ve e-posta karşılama mesajı otomatik gider.
Isıtma dizisi ve takip hatırlatmaları başlar; satıcıya bildirim gider.
Hangi kaynağın lead getirdiği tek panelden izlenir.
Form dolduran lead'in unutulması — gece 23:00'de gelen başvuru ertesi sabah 11:00'de aranıyor, lead bu sırada rakip kursa kayıt yaptırmış oluyor
Hangi danışmanın hangi başvuruyu aldığı belli değil — aynı lead'i iki danışman arıyor (müşteri sinirleniyor) ya da kimse aramıyor (lead kayboluyor)
Ödeme takibi excel'de, taksitli ödemelerde hangi öğrenci hangi taksidi ödedi karışıyor, ay sonu hesap kaybediliyor
Kayıt sonrası iletişim kesiliyor — öğrenci kursu satın aldı, kursa erişimi var ama 'nasıl başlayayım' sorusu sorulmuyor, kursu yarıda bırakan öğrenci fark edilmiyor
Mezunlar var, başarı hikayeleri var ama hiçbiri toplanıp pazarlamada kullanılmıyor — yeni lead karar verirken sosyal kanıt görmüyor
Kohort bittikten sonra 'bu kohort kaçtan başladı kaçı bitirdi, hangi modül en zor algılandı, mezun memnuniyeti ne' — hiçbir veri yok
Mevcut akışınızı haritalıyoruz: lead kaynağı (form, IG, Google Ads, referans) → karşılama → danışman ataması → satış görüşmesi → ödeme → kursa giriş → mezuniyet → referans. Her adımda kayıp noktaları net çıkıyor, en yüksek ROI'li otomasyonlardan başlıyoruz.
Eğitim kurumunuza uygun CRM seçimi — HubSpot ücretsiz başlangıç (KOBİ kurumlar için), Pipedrive (kurs satış odaklı yapı için). Lead kaynağı, kurs ilgi alanı, bütçe, ödeme durumu, kohort bilgisi alanları özelleştiriliyor.
WhatsApp Business API entegre — lead karşılama (otomatik yanıt), danışman ataması (round-robin), alfabe sıralı follow-up serisi (3-7-15 gün), kayıt sonrası onboarding emaili (sertifika programı, LMS girişi), mezuniyet sonrası referans isteği.
Danışmanlar, kurs koordinatörü ve kurum sahibi için ayrı eğitim (ekip eğitimi Büyüme ve Kurumsal paketlerde dahil). Aylık dashboard: lead kaynağı dağılımı, lead-öğrenci dönüşümü, danışman performansı, kohort doluluk, mezun memnuniyeti — net sayılar.
Form dolduran lead'e WhatsApp ve email ile otomatik yanıt gider: 'Merhaba [İsim], [Kurs] başvurunuz alındı, danışmanımız en kısa sürede dönecek. Bu arada kurs müfredatı için: [link]'. Lead 'unutuldum' hissi yaşamıyor, sıcaklığı korunuyor.
Yeni lead geldiğinde sistem otomatik olarak müsait danışmana atıyor (round-robin veya kurs uzmanlığına göre). Danışman 'sıra bende' bildirimini WhatsApp ile alıyor, belirlenen süre içinde (ör. 1 saat) lead'i aramazsa otomatik başka danışmana yeniden atanıyor — lead takipsiz kalmıyor.
Öğrenci ödeme yaptığında otomatik kayıt, taksitli ödemelerde takvim otomatik kuruluyor, vade geldiğinde WhatsApp + email hatırlatma, ödenmemiş taksitler kırmızı bayrak. E-fatura entegre. Ay sonu defterci kafayı yemez.
Lead karar vermediyse: 3. gün 'aklımıza takılan oldu mu' WhatsApp, 7. gün 'bu hafta indirim haberleri' email, 15. gün 'son hatırlatma + bonus' kampanya. Her mesaj kişiselleştirilmiş, satış değil yardımcı tonlu; karar aşamasındaki lead ile temas düzenli sürüyor.
Kurs bittikten 1 hafta sonra mezuna otomatik WhatsApp: 'Memnun kaldıysanız 2 dakikada video yorum atar mısınız' linkli. Toplanan yorumlar otomatik web sitesine düşüyor, sosyal kanıt birikiyor. Mezun ayrıca 'tanıdığınıza önerseniz %15 komisyon' programına alınıyor.
Her kohort bittiğinde otomatik rapor: başlangıç vs bitiş sayısı, dropout oranı, modül başına memnuniyet, mezun memnuniyeti (NPS), en zor algılanan modül, müfredat geri bildirimi. Sonraki kohortu veriyle iyileştirirsiniz.
Bu bölüm sistemin nasıl kurulduğunu anlatan örnek bir senaryodur; belirli bir müşterinin sonucu değildir.
Örnek senaryo: Yazılım ve veri analitiği üzerine birden fazla kurs sunan, birkaç danışmanla çalışan bir online eğitim platformu düşünün. Lead dağıtımı sistemsiz; bazı lead'ler iki danışman tarafından aranıyor, bazıları hiç aranmıyor. Ödeme takibi excel'de, mezun yorumları toplanmıyor, kohort başarı verisi yok.
Örnek bir kurulumda HubSpot CRM eğitim özelinde özelleştirilmiş alanlarla (kurs ilgi alanı, kohort, ödeme planı) kurulur; WhatsApp Business API entegrasyonu, n8n ile otomatik lead karşılama ve danışman atama (round-robin) otomasyonu eklenir. Alfabe sıralı follow-up serisi (3-7-15 gün), ödeme takip ve taksit hatırlatma, mezun yorum toplama akışları da kapsama alınabilir.
Bu kurulumla iş akışında değişen şudur: her başvuru otomatik karşılanır ve tek bir danışmana atanır, aranmayan lead başka danışmana yeniden atanır, karar vermeyen lead'e takip serisi otomatik gider. Kohort bittiğinde başlangıç-bitiş, memnuniyet ve referans verileri raporda toplanır.
Üç net paket. Tutarlar TL ve KDV hariçtir; ödeme dönemi her kartta yazılıdır (tek seferlik kurulum).
KDV hariç · tek seferlik kurulum
Özel sistemlerini bağlamak ve test ortamında çalışmak isteyen işletmeler
KDV hariç · tek seferlik kurulum
Satış ve operasyon süreçlerini birbirine bağlamak isteyen KOBİ'ler
KDV hariç · tek seferlik kurulum
Birkaç tekrarlayan işi otomatikleştirmek isteyen işletmeler
Başlangıç aşamasındaki birçok eğitim kurumu için HubSpot'un ücretsiz sürümü yeterli oluyor ve kurulumu bununla yapabiliyoruz. Lead hacminiz, danışman sayınız veya otomasyon ihtiyacınız arttığında HubSpot Starter'a ya da Pipedrive'a geçiş öneriyoruz; bu planlar aylık ücretlidir ve güncel tutarlar sağlayıcının tarifesine göre değişir. CRM lisans ücretleri PORTZEN kurulum bedeline dahil değildir; lisansı doğrudan sağlayıcıya siz ödersiniz.
Yeni lead geldiğinde sistem müsait danışmanları kontrol ediyor (mesai saatleri içinde, son 30 dakikada lead almamış olanı önceliklendiriyor) ve sıradakine atıyor. Danışman belirlenen süre içinde (ör. 1 saat) lead'i aramazsa otomatik başka danışmana yeniden atanıyor — lead takipsiz kalmıyor.
Onay süresi Meta'nın inceleme sürecine bağlıdır ve işletmeden işletmeye değişir. Başvuru sürecini sizinle birlikte yürütüyoruz — vergi levhası, eğitim kurumunuza ait domain ve resmi tanım genelde istenen bilgiler. Onay gelene kadar başvurular form ve e-posta kanalından karşılanmaya devam edebilir; bağlantı Meta'nın resmi WhatsApp Business API'si üzerinden kurulur.
Riski azaltacak şekilde kurgulanıyor. Mesajlar lead'in onayıyla (form gönderirken KVKK kutucuğu) gönderiliyor, satış değil yardımcı tonlu ('Aklınıza takılan oldu mu?', 'Müfredat detayı için link') ve aralıklar seyrek tutuluyor (3-7-15 gün). Geri dönüş istemeyen lead 'iptal' yazınca seriden çıkıyor; WhatsApp mesaj şablonları Meta'nın politikalarına göre hazırlanıp Meta onayına sunuluyor.
LMS, paketteki uygulama bağlantılarından biri olarak CRM'e bağlanıyor; standart bağlantının yetmediği durumlarda özel API bağlantısı gerekir ve Kurumsal paket 2 özel API bağlantısı içerir. Öğrenci ödeme yaptığında CRM otomatik olarak LMS'e kayıt yapıyor, kurs erişimini açıyor ve hoş geldin e-postası gönderiyor. Öğrenci kursu tamamladığında LMS'ten 'tamamlandı' sinyali geliyor, sertifika otomatik düzenlenip e-postayla gönderiliyor. Bu adımlar birkaç ayrı iş akışı olarak planlandığı için kapsam brief'te netleştirilir; manuel iş büyük ölçüde ortadan kalkar.
Kurulum aylık değil, tek seferliktir (Başlangıç 14.900 TL tek seferlik, Büyüme 34.900 TL tek seferlik, Kurumsal 89.900 TL tek seferlik, KDV hariç); ilk 30 gün kurulum hataları giderilir, sonrasında aylık bakım isteğe bağlıdır. Getiriyi kendi rakamlarınızla hesaplamanızı öneriyoruz: örneğin ortalama kurs ücretiniz 8.500 TL ise, takip edilmediği için kaybolan lead'lerden ayda birkaç öğrenci kazanmanın kurulum bedeline oranla ne ifade ettiğini kolayca görebilirsiniz. Sonuç lead hacminize, danışman ekibinize ve kampanyalarınıza bağlıdır, belirli bir artış vaat etmiyoruz.
Tutarlar KDV hariçtir: Başlangıç 14.900 TL tek seferlik, Büyüme 34.900 TL tek seferlik, Kurumsal 89.900 TL tek seferlik. Kurulum tek seferliktir. İlk 30 gün kurulum hatalarının giderilmesi dahildir; isteğe bağlı aylık bakım ikinci aydan itibaren başlar. CRM, sunucu ve harici yazılım lisansları hariçtir.
30 dakikalık ücretsiz akış analizi — başvuru formundan gelen lead'lerinizin nerede takipsiz kaldığını ve PORTZEN ile bu takibi nasıl otomatikleştirebileceğimizi konuşalım.