Eğitim Kurumları için CRM Otomasyonu
Başvuru formu doldu — sonra ne? Kursunuza gelen lead'in %60'ı 1 hafta içinde kayboluyor çünkü kimse zamanında aramıyor. Bizim sistem 60 saniyede otomatik karşılıyor, danışmana atıyor, follow-up serisi açıyor. Lead-öğrenci dönüşümünüz üçe katlanıyor.
Eğitim Kurumları her gün yaşıyor — siz de mi?
Form dolduran lead'in unutulması — gece 23:00'de gelen başvuru ertesi sabah 11:00'de aranıyor, lead bu sırada rakip kursa kayıt yaptırmış oluyor
Hangi danışmanın hangi başvuruyu aldığı belli değil — aynı lead'i iki danışman arıyor (müşteri sinirleniyor) ya da kimse aramıyor (lead kayboluyor)
Ödeme takibi excel'de, taksitli ödemelerde hangi öğrenci hangi taksidi ödedi karışıyor, ay sonu hesap kaybediliyor
Kayıt sonrası iletişim kesiliyor — öğrenci kursu satın aldı, kursa erişimi var ama 'nasıl başlayayım' sorusu sorulmuyor, dropout oranı %35
Mezunlar var, başarı hikayeleri var ama hiçbiri toplanıp pazarlamada kullanılmıyor — yeni lead karar verirken sosyal kanıt görmüyor
Kohort bittikten sonra 'bu kohort kaçtan başladı kaçı bitirdi, hangi modül en zor algılandı, mezun memnuniyeti ne' — hiçbir veri yok
Eğitim Kurumu için nasıl kuruyoruz?
1. Süreç Analizi (Lead → Öğrenci → Mezun)
Mevcut akışınızı haritalıyoruz: lead kaynağı (form, IG, Google Ads, referans) → karşılama → danışman ataması → satış görüşmesi → ödeme → kursa giriş → mezuniyet → referans. Her adımda kayıp noktaları net çıkıyor, en yüksek ROI'li otomasyonlardan başlıyoruz.
2. CRM Kurulum (HubSpot / Pipedrive)
Eğitim kurumunuza uygun CRM seçimi — HubSpot ücretsiz başlangıç (KOBİ kurumlar için), Pipedrive (kurs satış odaklı yapı için). Lead kaynağı, kurs ilgi alanı, bütçe, ödeme durumu, kohort bilgisi alanları özelleştiriliyor.
3. WhatsApp + Email Otomasyon
WhatsApp Business API entegre — lead karşılama (60 sn auto-yanıt), danışman ataması (round-robin), alfabe sıralı follow-up serisi (3-7-15 gün), kayıt sonrası onboarding emaili (sertifika programı, LMS girişi), mezuniyet sonrası referans isteği.
4. Eğitim + Raporlama Dashboard
Danışmanlar, kurs koordinatörü ve kurum sahibi için ayrı eğitim (2 saat canlı). Aylık dashboard: lead kaynağı dağılımı, lead-öğrenci dönüşümü, danışman performansı, kohort doluluk, mezun memnuniyeti — net sayılar.
Eğitim Kurumu sistemine dahil olanlar
Lead Karşılama (60 Saniye Auto-Yanıt)
Form dolduran lead 60 saniyede WhatsApp ve email ile karşılanır: 'Merhaba [İsim], [Kurs] başvurunuz alındı, danışmanımız 1 saat içinde dönecek. Bu arada kurs müfredatı için: [link]'. Lead 'unutuldum' hissi yaşamıyor, sıcaklığı korunuyor.
Kurs Danışmanı Atama (Round-Robin)
Yeni lead geldiğinde sistem otomatik olarak müsait danışmana atıyor (round-robin veya kurs uzmanlığına göre). Danışman 'sıra bende' bildirimini WhatsApp ile alıyor, 1 saat içinde lead'i aramazsa otomatik başka danışmana yeniden atanıyor — lead asla unutulmuyor.
Ödeme Takip & Taksit Yönetimi
Öğrenci ödeme yaptığında otomatik kayıt, taksitli ödemelerde takvim otomatik kuruluyor, vade geldiğinde WhatsApp + email hatırlatma, ödenmemiş taksitler kırmızı bayrak. E-fatura entegre. Ay sonu defterci kafayı yemez.
Alfabe Sıralı Follow-Up Serisi (3-7-15 Gün)
Lead karar vermediyse: 3. gün 'aklımıza takılan oldu mu' WhatsApp, 7. gün 'bu hafta indirim haberleri' email, 15. gün 'son hatırlatma + bonus' kampanya. Her mesaj kişiselleştirilmiş, satış değil yardımcı tonlu. Soğuk lead sıcağa dönüyor.
Mezun Yorum & Referans Motoru
Kurs bittikten 1 hafta sonra mezuna otomatik WhatsApp: 'Memnun kaldıysanız 2 dakikada video yorum atar mısınız' linkli. Toplanan yorumlar otomatik web sitesine düşüyor, sosyal kanıt birikiyor. Mezun ayrıca 'tanıdığınıza önerseniz %15 komisyon' programına alınıyor.
Kohort Başarı Raporu
Her kohort bittiğinde otomatik rapor: başlangıç vs bitiş sayısı, dropout oranı, modül başına memnuniyet, mezun memnuniyeti (NPS), en zor algılanan modül, müfredat geri bildirimi. Sonraki kohortu veriyle iyileştirirsiniz.
İstanbul'da Bir Online Eğitim Platformunun 4 Aylık Dönüşümü
İstanbul Şişli merkezli, yazılım ve veri analitiği üzerine 12 farklı kurs sunan bir online eğitim platformu, aylık 380-420 lead alıyor ama bunların sadece %14'ü öğrenciye dönüyordu. 4 danışman vardı ama lead dağıtımı sistemsizdi, bazı lead'ler 2 danışman tarafından aranıyor, bazıları hiç aranmıyordu. Ödeme takibi excel'deydi, mezun yorumları toplanmıyordu, kohort başarı verisi hiç yoktu.
PORTZEN olarak HubSpot CRM kurulumu yaptık (eğitim özelinde özelleştirilmiş alanlar: kurs ilgi alanı, kohort, ödeme planı), WhatsApp Business API entegrasyonu, n8n ile lead karşılama (60 sn) + danışman atama (round-robin) otomasyonu kurduk. Alfabe sıralı follow-up serisi (3-7-15 gün), ödeme takip ve taksit hatırlatma sistemleri, mezun yorum toplama otomasyonu ekledik.
4 ay sonra lead-öğrenci dönüşüm oranı %14'ten %42'ye çıktı (3 kat), ay başı yeni öğrenci 53'ten 178'e yükseldi. Mezun memnuniyet skoru (NPS) %85, mezun referansından gelen lead oranı %0'dan %22'ye çıktı. Danışmanlar 'artık lead unutmuyoruz, lead'ler de bizi unutmuyor' dedi. Kohort doluluk oranı %58'den %94'e çıktı.
Eğitim Kurumu için sıkça sorulan sorular
HubSpot ücretsiz versiyonu yeterli mi? Ne zaman ücretliye geçmem gerekir?
HubSpot ücretsiz versiyonu aylık 1.000 lead'e kadar yeterli. Başlangıç paketinde bunu kuruyoruz. Aylık lead sayınız 1.000'i geçtiğinde HubSpot Starter (50$/ay) veya Pipedrive'a geçiş öneriyoruz — Pro pakette CRM lisans ücretleri zaten dahil.
Round-robin danışman atama nasıl çalışıyor?
Yeni lead geldiğinde sistem müsait danışmanları kontrol ediyor (mesai saatleri içinde, son 30 dakikada lead almamış olanı önceliklendiriyor) ve sıradakine atıyor. Danışman 1 saat içinde lead'i aramazsa otomatik başka danışmana yeniden atanıyor — lead asla 'unutulmuş' kalmıyor.
WhatsApp Business API onayı zor mu, ne kadar sürer?
Meta onayı 5-10 iş günü. Tüm süreci sizin adınıza yürütüyoruz — vergi levhası, eğitim kurumunuza ait domain ve resmi tanım yeterli. Onay gelene kadar WhatsApp Web entegrasyonu ile geçici çözüm kullanıyoruz, kesinti olmuyor.
Follow-up mesajları spam algılanır mı?
Hayır. Mesajlar lead'in onayıyla (form gönderirken KVKK kutucuğu) gönderiliyor, satış değil yardımcı tonlu ('Aklınıza takılan oldu mu?', 'Müfredat detayı için link'), 3-7-15 gün aralığı standart sektör pratiği. Geri dönüş istemeyen lead 'iptal' yazınca seriden çıkıyor — Meta politikasına %100 uyumlu.
LMS (Moodle, Thinkific) entegrasyonu nasıl çalışıyor?
Premium pakette mevcut. Öğrenci ödeme yaptığında CRM otomatik LMS'e kayıt yapıyor, kurs erişimini açıyor, hoşgeldin emaili gönderiyor. Öğrenci kursu tamamladığında LMS'ten 'tamamlandı' sinyali geliyor, sertifika otomatik düzenleniyor ve email ile gönderiliyor. Manuel iş sıfır.
Aylık 12.000 TL'ye değiyor mu? ROI nedir?
İstanbul case study örneği: ay başı öğrenci 53 → 178 = 125 ekstra öğrenci. Ortalama kurs ücreti 8.500 TL. 125 x 8.500 = 1.062.500 TL ek aylık ciro. Pro paket 25.000 TL/ay. Geri dönüş 1. haftada görünür. Kohort doluluk artışı (boş kontenjan maliyeti) da bonus.
Eğitim Kurumunuzun Kayıp Lead Sorunu Bugün Bitsin
30 dakikalık ücretsiz akış analizi — başvuru formundan gelen lead'lerinizin neden öğrenciye dönmediğini ve PORTZEN ile 4 ayda dönüşümünüzü nasıl üçe katlayacağımızı konuşalım.