Danışan görüşmeleri sözlü kalıyor, dava aşamaları kafanızda, fatura excel'de, müvekkil ile iletişim e-posta zinciri. KVKK gerekliliklerini dikkate alarak kurgulanan müvekkil profili + dava türü etiketleme + fatura yönetimi tek sistem — danışan görüşmeleri kayıt altında.
Form, landing, Instagram DM veya WhatsApp'tan gelen lead CRM'e düşer.
Kaynağa göre etiketlenir ve satıcıya atanır.
WhatsApp ve e-posta karşılama mesajı otomatik gider.
Isıtma dizisi ve takip hatırlatmaları başlar; satıcıya bildirim gider.
Hangi kaynağın lead getirdiği tek panelden izlenir.
İlk danışma görüşmeleri sözlü kalıyor, 2 ay sonra 'siz bana ne demiştiniz' sorusu geliyor — kayıt yok, savunma zayıflıyor
Açık 40 davanız var, hangi aşamada olduğu sizin ve katiplerin kafasında — UYAP'a giriyorsunuz, bir hafta gerçekten ne yapıldı hatırlamıyorsunuz
Randevu sistemi eski ajanda, danışan randevuya gelmiyor — telefon ediyorsunuz 'çıkamadım' diyor, takvim kaotik
Müvekkil ücretleri excel'de, hangi müvekkilden ne alacaksınız belirsiz, e-fatura kesilmiş mi unutuluyor — ay sonu defterci kafayı yiyor
Müvekkille iletişim 200 maillik e-posta zinciri, hangi belge ne zaman yollandı bulmak için saatler harcanıyor
Aile hukuku, ticaret, iş hukuku, ceza — dava türleri ayrı ama hepsi tek karışık dosyada, hangi dava türü en karlı bilmiyorsunuz
Mevcut müvekkil akışınızı haritalıyoruz: ilk danışma → teklif → sözleşme → dava aşamaları → faturalandırma → karar. KVKK ve avukatlık etiği çerçevesinde hangi verilerin nasıl tutulacağını netleştiriyoruz — VERBİS kaydı ise paketlere dahil değildir, büronuz tarafından yapılır.
Hukuk bürosuna özel CRM seçimi — uluslararası Clio (büyük bürolar için), PracticePanther veya yerel altyapı + n8n (KOBİ bürolar için). Dava türü, aşama, müvekkil profili, belge yönetimi alanları özelleştiriliyor.
Meta'nın resmi WhatsApp Business API'si üzerinden müvekkil iletişimi (KVKK gerekliliklerini dikkate alan mesaj şablonları), dava aşaması değiştiğinde otomatik bilgilendirme ('Dosyanız tensip aşamasına geçti'), randevu hatırlatma, fatura hatırlatma — hepsi otomatik.
Avukatlar, katip ve sekretarya için canlı eğitim (ekip eğitimi Büyüme ve Kurumsal paketlerde dahil). Aylık dashboard: aktif dava sayısı, dava türü dağılımı, ortalama dava süresi, müvekkil başı ciro, danışan-müvekkil dönüşümü, tahsil edilmemiş alacak — net rakamlar.
Her müvekkilin özel profili: kimlik, iletişim, dava geçmişi, belgeler (versiyonlu), görüşme notları (sesle kayıt + transkript opsiyonu), aile durumu, finansal arka plan. Erişim yetkileri ve erişim kayıtları KVKK gerekliliklerini dikkate alarak kurgulanır; verinin hangi sağlayıcıda ve bölgede tutulacağı kullanılan altyapıya göre teklifte yazılı olarak belirtilir.
Her dava türü etiketli (aile, ticaret, iş, ceza, idare, vergi), her dava ayrı aşama çizgisi (tensip, ön inceleme, tahkikat, hüküm, istinaf, temyiz). UYAP'ın resmi API'si olmadığından aşama bilgisinin CRM'e nasıl aktarılacağı brief'te planlanır; aşama güncellendiğinde müvekkil bilgilendirmesi otomatik gider.
Online randevu (Calendly entegre), randevu öncesi WhatsApp hatırlatma, belge yükleme portalı (müvekkil belgeyi kendi yüklüyor, sizin email kutunuz dolmuyor), e-imza entegrasyonu (sözleşme + vekaletname).
Müvekkil sözleşmesi imzalandığında ücret takvimi otomatik kuruluyor, vade geldiğinde otomatik fatura ve WhatsApp hatırlatma, tahsil edilmemiş alacaklar dashboard'da kırmızı görünüyor. E-fatura + e-arşiv entegre — defterci kabusu biter.
Müvekkilinizle iletişim Meta'nın resmi WhatsApp Business API'si üzerinden (KVKK gerekliliklerini dikkate alarak), hazır mesaj şablonları ('Dosyanız tensip aşamasında, sonraki adım X'), tüm konuşma müvekkil profiline otomatik kaydediliyor. Email zinciri kaosu biter.
Ay sonu otomatik rapor: aktif dava sayısı, dava türüne göre dağılım, ortalama dava süresi, müvekkil başı ortalama ciro, danışan-müvekkil dönüşüm oranı, tahsil edilmemiş alacak. Hangi dava türü en karlı, hangi alana odaklanmalı — net görünür.
Bu bölüm sistemin nasıl kurulduğunu anlatan örnek bir senaryodur; belirli bir müşterinin sonucu değildir.
Örnek senaryo: İstanbul Kadıköy'de birkaç avukat ve bir katiple çalışan, aile hukuku ve ticaret hukuku ağırlıklı bir hukuk bürosu düşünün. İlk danışma görüşmesi sözlü ve dağınık, aktif davaların takibi excel ve UYAP'tan elle yapılıyor, müvekkil ücretleri ödendi mi unutuluyor. Sekreterin günü büyük ölçüde WhatsApp ve telefon cevaplamakla geçiyor.
Örnek bir kurulumda PracticePanther CRM (KVKK gerekliliklerini dikkate alan erişim ve rıza kurgusuyla), WhatsApp Business API entegrasyonu, n8n ile aşama güncellendiğinde otomatik müvekkil bilgilendirmesi, e-fatura entegre fatura takip sistemi, online randevu (Calendly) ve müvekkil belge yükleme portalı kurulur. Ekip eğitimi Büyüme ve Kurumsal paketlerde dahildir.
Bu kurulumla iş akışında değişen şudur: ilk danışma notları müvekkil profilinde kayıtlı kalır, vade gelen ücretler için hatırlatma otomatik gider, müvekkil belgeyi portala kendisi yükler, rutin 'dosyam ne durumda' soruları otomatik bilgilendirmeyle karşılanır. Aylık raporda hangi dava türünün ne kadar iş getirdiği görünür ve karar veriyle alınabilir.
Üç net paket. Tutarlar TL ve KDV hariçtir; ödeme dönemi her kartta yazılıdır (tek seferlik kurulum).
KDV hariç · tek seferlik kurulum
Özel sistemlerini bağlamak ve test ortamında çalışmak isteyen işletmeler
KDV hariç · tek seferlik kurulum
Satış ve operasyon süreçlerini birbirine bağlamak isteyen KOBİ'ler
KDV hariç · tek seferlik kurulum
Birkaç tekrarlayan işi otomatikleştirmek isteyen işletmeler
Kurgu KVKK gerekliliklerini dikkate alarak yapılır: rol bazlı erişim, erişim kayıtları, açık rıza ve aydınlatma akışı. Verinin hangi sağlayıcıda ve bölgede tutulacağı kullanılan altyapıya (ör. PracticePanther veya Clio) göre teklifte yazılı olarak belirtilir. VERBIS kayıt başvurusu paketlere dahil değildir; veri sorumlusu olarak büronuz tarafından yapılır. Avukatlık Kanunu Madde 36'daki sır saklama yükümlülüğü dikkate alınarak erişim yalnızca yetkili kullanıcılarla sınırlanır; hukuki değerlendirme büronuza aittir.
UYAP'ın resmi API'si yok. Bu nedenle UYAP tarafında nasıl bir kontrol yapılabileceği, kullanım koşulları ve mevzuat açısından brief'te birlikte değerlendirilir; hukuki uygunluk değerlendirmesi büronuza aittir. Aşama bilgisi CRM'e girildiğinde sistem sizi ve müvekkili otomatik bilgilendirir.
Bu değerlendirme büronuza ve meslek kurallarına aittir; biz teknik tarafı kuruyoruz. İletişim Meta'nın resmi WhatsApp Business API'si üzerinden yürür, mesaj şablonları KVKK gerekliliklerini dikkate alarak hazırlanır ve konuşmalar müvekkil dosyasına otomatik kaydedilir.
Tabii. Excel'deki müvekkil bilgileri, dava listesi, ücret bilgileri CRM'e import ediliyor. Geçmiş davalarınızın arşiv kaydını da ayrı bir klasöre alıyoruz — 'şu müvekkille 3 yıl önce ne yapmıştık' sorusunun cevabı tek yerden aranabiliyor.
PORTZEN kurulum bedeli avukat sayısına göre değil, kurulacak iş akışı ve bağlanacak uygulama sayısına göre belirleniyor. Kullanıcı sayısı ise CRM lisansını etkiler: avukat, katip ve sekretarya için gereken kullanıcı lisansları CRM sağlayıcısının tarifesine göre ayrıca ödenir ve kurulum bedeline dahil değildir. Büronuzun ekip yapısına uygun CRM planını kurulum öncesinde birlikte netleştiriyoruz.
Kurulum aylık değil, tek seferliktir (Başlangıç 14.900 TL tek seferlik, Büyüme 34.900 TL tek seferlik, Kurumsal 89.900 TL tek seferlik, KDV hariç); ilk 30 gün kurulum hataları giderilir, ikinci aydan itibaren aylık bakım isteğe bağlıdır. Getiriyi büronuzun kendi rakamlarıyla değerlendirmenizi öneriyoruz: tahsil edilmemiş vekalet ücretleri için otomatik hatırlatmalar, geri dönüş yapılmayan müvekkil talepleri ve elle yapılan takip işlerine harcanan saatler en belirgin kalemler. Sonuç her büronun iş hacmine ve süreçlerine göre değişir, belirli bir getiri vaat etmiyoruz.
Tutarlar KDV hariçtir: Başlangıç 14.900 TL tek seferlik, Büyüme 34.900 TL tek seferlik, Kurumsal 89.900 TL tek seferlik. Kurulum tek seferliktir. İlk 30 gün kurulum hatalarının giderilmesi dahildir; isteğe bağlı aylık bakım ikinci aydan itibaren başlar. CRM, sunucu ve harici yazılım lisansları hariçtir.
30 dakikalık ücretsiz büro akış analizi — danışan ve müvekkil takibinizin nerede aksadığını ve PORTZEN ile bunu nasıl düzene sokabileceğimizi konuşalım.