Hukuk Büroları için CRM Otomasyonu
Danışan görüşmeleri sözlü kalıyor, dava aşamaları kafanızda, fatura excel'de, müvekkil ile iletişim e-posta zinciri. KVKK uyumlu, müvekkil profili + dava türü etiketleme + fatura yönetimi tek sistem — danışan-müvekkil dönüşümünüz üçe katlanır.
Hukuk Büroları her gün yaşıyor — siz de mi?
İlk danışma görüşmeleri sözlü kalıyor, 2 ay sonra 'siz bana ne demiştiniz' sorusu geliyor — kayıt yok, savunma zayıflıyor
Açık 40 davanız var, hangi aşamada olduğu sizin ve katiplerin kafasında — UYAP'a giriyorsunuz, bir hafta gerçekten ne yapıldı hatırlamıyorsunuz
Randevu sistemi eski ajanda, danışan randevuya gelmiyor — telefon ediyorsunuz 'çıkamadım' diyor, takvim kaotik
Müvekkil ücretleri excel'de, hangi müvekkilden ne alacaksınız belirsiz, e-fatura kesilmiş mi unutuluyor — ay sonu defterci kafayı yiyor
Müvekkille iletişim 200 maillik e-posta zinciri, hangi belge ne zaman yollandı bulmak için saatler harcanıyor
Aile hukuku, ticaret, iş hukuku, ceza — dava türleri ayrı ama hepsi tek karışık dosyada, hangi dava türü en karlı bilmiyorsunuz
Hukuk Bürosu için nasıl kuruyoruz?
1. Süreç Analizi (KVKK Uyumlu)
Mevcut müvekkil akışınızı haritalıyoruz: ilk danışma → teklif → sözleşme → dava aşamaları → faturalandırma → karar. KVKK ve avukatlık etiği çerçevesinde hangi verilerin nasıl tutulacağını netleştiriyoruz — VERBIS kayıt desteği dahil.
2. CRM Kurulum (Clio / PracticePanther / n8n)
Hukuk bürosuna özel CRM seçimi — uluslararası Clio (büyük bürolar için), PracticePanther veya yerel altyapı + n8n (KOBİ bürolar için). Dava türü, aşama, müvekkil profili, belge yönetimi alanları özelleştiriliyor.
3. WhatsApp Business + Email Serisi
WhatsApp Business API ile müvekkil iletişimi (KVKK uyumlu mesaj şablonları), dava aşaması değiştiğinde otomatik bilgilendirme ('Dosyanız tensip aşamasına geçti'), randevu hatırlatma, fatura hatırlatma — hepsi otomatik.
4. Eğitim + Aylık Raporlama
Avukatlar, katip ve sekretarya için 3 saat canlı eğitim. Aylık dashboard: aktif dava sayısı, dava türü dağılımı, ortalama dava süresi, müvekkil başı ciro, danışan-müvekkil dönüşümü, tahsil edilmemiş alacak — net rakamlar.
Hukuk Bürosu sistemine dahil olanlar
KVKK Uyumlu Müvekkil Profili
Her müvekkilin özel profili: kimlik (şifrelenmiş), iletişim, dava geçmişi, belgeler (versiyonlu), görüşme notları (sesle kayıt + transkript opsiyonu), aile durumu, finansal arka plan. Tüm veri AB sunucularında, KVKK Madde 12 uyumlu erişim logları.
Dava Türü Etiketleme & Aşama Takibi
Her dava türü etiketli (aile, ticaret, iş, ceza, idare, vergi), her dava ayrı aşama çizgisi (tensip, ön inceleme, tahkikat, hüküm, istinaf, temyiz). UYAP entegrasyonu ile aşama değişimi otomatik yansıyor, müvekkil bilgilendirme otomatik.
Randevu + Belge Takip Sistemi
Online randevu (Calendly entegre), randevu öncesi WhatsApp hatırlatma, belge yükleme portalı (müvekkil belgeyi kendi yüklüyor, sizin email kutunuz dolmuyor), e-imza entegrasyonu (sözleşme + vekaletname).
Fatura & Ücret Yönetimi
Müvekkil sözleşmesi imzalandığında ücret takvimi otomatik kuruluyor, vade geldiğinde otomatik fatura ve WhatsApp hatırlatma, tahsil edilmemiş alacaklar dashboard'da kırmızı görünüyor. E-fatura + e-arşiv entegre — defterci kabusu biter.
WhatsApp Business Entegre
Müvekkilinizle iletişim resmi WhatsApp Business üzerinden (KVKK uyumlu), hazır mesaj şablonları ('Dosyanız tensip aşamasında, sonraki adım X'), tüm konuşma müvekkil profiline otomatik kaydediliyor. Email zinciri kaosu biter.
Aylık Dava İstatistik Raporu
Ay sonu otomatik rapor: aktif dava sayısı, dava türüne göre dağılım, ortalama dava süresi, müvekkil başı ortalama ciro, danışan-müvekkil dönüşüm oranı, tahsil edilmemiş alacak. Hangi dava türü en karlı, hangi alana odaklanmalı — net görünür.
Kadıköy'de Bir Hukuk Bürosunun 4 Aylık Dönüşümü
İstanbul Kadıköy'de 14 yıldır faaliyet gösteren, 3 avukat + 1 katip ile çalışan bir hukuk bürosu, aile hukuku ve ticaret hukuku ağırlıklı çalışıyordu. İlk danışma görüşmesi sözlü ve dağınıktı, 60 aktif davanın takibi excel ve UYAP'tan elle yapılıyordu, müvekkil ücretleri ödendi mi unutuluyordu. Aylık danışan sayısı 28, danışan-müvekkil dönüşüm oranı %12'di. Sekreter günde 4 saat WhatsApp ve telefon cevaplıyordu.
PORTZEN olarak PracticePanther CRM kurulumu yaptık (KVKK uyumlu, AB sunucu, VERBIS kayıt desteği), WhatsApp Business API entegrasyonu, n8n ile dava aşaması değişimi otomatik bilgilendirme (UYAP scraping yasal sınırlar içinde), e-fatura entegre fatura takip sistemi, online randevu (Calendly) ve müvekkil belge yükleme portalı. Tüm büro ekibine 3 saat canlı KVKK + sistem eğitimi verdik.
4 ay sonra danışan-müvekkil dönüşüm oranı %12'den %38'e çıktı, aylık ciro %180 arttı. Tahsil edilmemiş alacak %80 azaldı (otomatik hatırlatma sayesinde). Sekreter günde 4 saatten 1 saate düştü WhatsApp/telefon trafiğinde — boşalan zamanı dava dosyası hazırlığına ayırdı. 'Aile hukuku %62 ciro getiriyor, oradayız' kararı veriyle alındı, marketing buna göre yönlendirildi.
Hukuk Bürosu için sıkça sorulan sorular
KVKK ve avukatlık etiği uyumlu mu? Müvekkil verilerini güvenli tutuyor musunuz?
Tamamen uyumlu. PracticePanther ve Clio AB sunucularında, KVKK Madde 12 uyumlu erişim logları, müvekkil verisi şifreli depolama. VERBIS kayıt başvurunuzu biz yapıyoruz. Avukatlık Kanunu Madde 36 (sır saklama yükümlülüğü) açısından da uygun — sadece yetkili kullanıcılar erişebiliyor.
UYAP entegrasyonu nasıl çalışıyor? Yasal mı?
UYAP'ın resmi API'si yok, ama biz yasal sınırlar içinde (sizin kendi avukatlık hesabınızdan, sizin kendi dava verilerinizi) periyodik kontrol mekanizması kuruyoruz. Dava aşaması değiştiğinde sistem sizi ve müvekkili bilgilendiriyor. Manuel UYAP'a girme zorunluluğu büyük ölçüde azalıyor.
WhatsApp Business üzerinden müvekkille konuşmak avukatlık etiğine aykırı mı?
Hayır, aksine — TBB Disiplin Yönetmeliği güncel teknoloji ile iletişimi destekliyor. WhatsApp Business resmi platform, mesaj şablonları KVKK uyumlu, tüm konuşma müvekkil dosyasına otomatik kaydediliyor (delil için saklı). Etik açıdan email'den daha güvenli.
Mevcut excel müvekkil verilerimi taşıyabilir misiniz?
Tabii. Excel'deki müvekkil bilgileri, dava listesi, ücret bilgileri CRM'e import ediliyor. Geçmiş davalarınızın arşiv kaydını da ayrı bir klasöre alıyoruz — gelecekte 'şu müvekkille 3 yıl önce ne yapmıştık' sorusunun cevabı 10 saniyede.
Kaç avukatla çalışıyorsanız ücret değişiyor mu?
Pro pakette 5 avukata kadar dahil. 5'in üzerinde her avukat başına ek 1.500 TL/ay. Premium pakette sınırsız avukat dahil. Katip ve sekretarya ücretsiz.
Aylık 15.000 TL'ye değiyor mu? ROI nedir?
Kadıköy case study örneği: ay başı ciro 2.8 katına çıktı. Tahsil edilmemiş alacak %80 azaldı (sadece bu kalemde ayda 80.000+ TL geri kazanılıyor). Pro paket 28.000 TL/ay. Net aylık kazanç: minimum 150.000 TL. Geri dönüş 1. ayda görünür.
Hukuk Büronuzun Müvekkil Kaybı Bugün Bitsin
30 dakikalık ücretsiz büro akış analizi (KVKK uyumlu görüşme) — danışan-müvekkil dönüşümünüzü neden kaybettiğinizi ve PORTZEN ile 4 ayda nasıl üçe katlayacağımızı konuşalım.