Aday veli takibi, deneme dersi süreci, fatura ve ödeme hatırlatma, devamsızlık bildirimi, gelişim raporu otomasyonu. Tek panelden tüm veli iletişimini ve süreci yönetin.
Form, landing, Instagram DM veya WhatsApp'tan gelen lead CRM'e düşer.
Kaynağa göre etiketlenir ve satıcıya atanır.
WhatsApp ve e-posta karşılama mesajı otomatik gider.
Isıtma dizisi ve takip hatırlatmaları başlar; satıcıya bildirim gider.
Hangi kaynağın lead getirdiği tek panelden izlenir.
Aday velileri Excel'de takip ediyorsunuz, kim hangi aşamada belli değil, takipler unutuluyor, fırsat kaçıyor
Deneme dersi sonrası 'kayıt olacağım' diyen veliyi 2 hafta unuttuğunuzda rakibe gitmiş oluyor
Aylık fatura takibi manuel, geciken ödemeler için tek tek arıyorsunuz, awkward konuşmalar oluyor
Devamsızlık olduğunda veliye haber vermek için sekreter tek tek arıyor, zaman + maliyet
Gelişim raporlarını öğretmen elle yazıyor, dönem sonunda 40 raporu yetiştirmek imkansız
Sezonsal kampanya (erken kayıt, yaz okulu, kardeş indirimi) zamanı geldiğinde 'bunu kime göndermeliyim?' diye Excel açıyorsunuz
Mevcut süreçlerinizi (kayıt, fatura, iletişim, gelişim raporu) haritalandırıyoruz. Anaokulunuza uygun CRM aracı seçiyoruz - HubSpot, Pipedrive veya özel çözüm. Mevcut Excel verilerinizi taşıyoruz.
Aday → Deneme Dersi → Görüşme → Kayıt → Mevcut Veli → Yenileme → Mezun aşamalarını sisteme tanıtıyoruz. Her aşama için otomatik tetikleyiciler (mail, SMS, WhatsApp) tasarlıyoruz.
Aylık fatura otomatik gönderim (e-mail + WhatsApp), ödeme hatırlatma (3-7-14 gün), devamsızlık SMS bildirimi (sabah 09:30), öğretmenin hızlıca doldurabileceği gelişim raporu şablonu.
Erken kayıt, yaz okulu, kardeş indirimi kampanyaları otomasyona alınır. Aylık panel raporu - aday-kayıt dönüşüm oranı, tahsilat performansı, devamsızlık trendi. Ekip eğitimi (Büyüme ve Kurumsal paketlerde dahil) ve ilk 30 gün kurulum hatalarının giderilmesi.
Instagram DM, WhatsApp, telefon, form kaynaklı tüm aday veliler tek pipeline'da. Aşama (yeni, deneme dersi, görüşme, karar bekliyor), son temas tarihi, sorumlu sekreter görünür.
Veli deneme dersine geldi, sistem otomatik 1 gün sonra teşekkür mesajı, 3 gün sonra 'kararınız ne?' mesajı, 7 gün sonra erken kayıt indirimi teklifi gönderiyor. Manuel takip yok.
Aylık fatura otomatik gönderim (e-mail + WhatsApp + PDF). Ödeme gecikirse 3-7-14 gün sonra nazik hatırlatma mesajı (veliye saygılı dille). Online ödeme bağlantısı dahil.
Sabah 09:30'da yoklama alındığında devamsız çocuklar için veliye otomatik SMS: 'Sayın Ayşe Hanım, Ali bugün okulda yok, her şey yolunda mı?'. Veli mesaja doğrudan yanıt verebilir (rapor veya gelecek).
Öğretmen dönem sonu raporunu sıfırdan yazmak yerine şablonla hazırlar - çoktan seçmeli alanlar, AI ile rapor metin önerisi, fotoğraf ekleme (veli özel alanında, KVKK gerekliliklerini dikkate alarak). PDF olarak veliye otomatik gönderim.
Erken kayıt indirimi (Mart sonu), yaz okulu kampanyası (Mayıs), kardeş indirimi (Ağustos) gibi dönemsel kampanyalar segmente (mevcut veli, aday veli, mezun veli) otomatik gönderim. Manuel liste hazırlamak yok.
Bu bölüm sistemin nasıl kurulduğunu anlatan örnek bir senaryodur; belirli bir müşterinin sonucu değildir.
Örnek senaryo: 3 şubeli bir anaokulu düşünün. Sekreterler Excel ile aday veli takibi yapıyor, kim hangi aşamada belli değil. Aylık fatura WhatsApp'tan tek tek atılıyor, geciken ödemeler için telefon takibi yapılıyor - awkward konuşmalar yaşanıyor. Üç şube arasında veli verisi tutarsız.
Örnek bir kurulumda HubSpot CRM üzerine aday veli pipeline'ı, deneme dersi sonrası otomatik akış (1-3-7 gün mesajları), fatura otomasyonu (Logo entegrasyonu ile), devamsızlık SMS bildirimi, gelişim raporu şablonu ve çoklu şube yönetimi kurulur. Kurgu KVKK gerekliliklerini dikkate alır, çocuk verisi minimumda tutulur.
Bu kurulumla iş akışında değişen şudur: ödeme hatırlatmaları sekreter aramadan otomatik gider, aday veliler pipeline'da aşamasıyla görünür ve takip tarihleri sistem tarafından hatırlatılır, üç şube aynı veli kaydını kullanır. Sekreterin tekrarlayan arama ve mesaj işi azalır.
Üç net paket. Tutarlar TL ve KDV hariçtir; ödeme dönemi her kartta yazılıdır (tek seferlik kurulum).
KDV hariç · tek seferlik kurulum
Özel sistemlerini bağlamak ve test ortamında çalışmak isteyen işletmeler
KDV hariç · tek seferlik kurulum
Satış ve operasyon süreçlerini birbirine bağlamak isteyen KOBİ'ler
KDV hariç · tek seferlik kurulum
Birkaç tekrarlayan işi otomatikleştirmek isteyen işletmeler
Süre, kurulacak iş akışı ve bağlanacak uygulama sayısına ve mevcut Excel/manuel verilerinizin düzenine göre değişiyor; teslim süresi kapsama göre teklifte yazılı olarak belirtilir. Genel akış: önce süreç analizi, ardından kurulum, sonra test ve kullanıma geçiş.
Evet, CRM lisansları PORTZEN kurulum bedeline dahil değildir; HubSpot'a doğrudan siz ödersiniz. Çoğu anaokulu için başlangıçta HubSpot'un ücretsiz sürümü (sınırlı ama yeterli) iş görüyor. Kayıt sayısı ve otomasyon ihtiyacı büyüdükçe HubSpot Starter veya Pro plana geçmek gerekebilir; bu planlar aylık ücretlidir ve güncel tutarlar HubSpot'un tarifesine göre değişir. Daha kapsamlı yapılar için Salesforce ile HubSpot Pro arasından size uygun olanı birlikte seçip kuruyoruz.
Evet, kurulumun bir parçası olarak veri taşıma yapıyoruz. Aday veli listesi, mevcut veli bilgileri, fatura geçmişi - hepsini sisteme aktarıyoruz. Veri kalitesi düşükse (eksik telefon, hatalı tarih) temizleme önerisi sunuyoruz.
Aksine - daha sıcak. Otomasyon hatırlatıyor, mesajlar sizin ses tonunuzla yazılmış (briefte alıyoruz), mesaj zamanında gidiyor (gece yarısı değil). Sekreter unuttuğu için 1 hafta sessizlik vs sistem zamanında 'merhaba Ayşe Hanım, deneme dersine teşekkür ederiz' demesi - ikincisi sıcak.
Kurgu KVKK gerekliliklerini dikkate alarak yapılır (açık rıza, aydınlatma akışı). CRM'de çocuk verisi minimumda tutulur (sadece doğum tarihi, varsa alerji notu - veli rızası ile). Verinin hangi sağlayıcıda ve bölgede tutulacağı kullanılan altyapıya göre teklifte yazılı olarak belirtilir. Veli açık rıza onayı akışı kurulumda dahil, KVKK aydınlatma metni hazırlıyoruz. Çocuk fotoğrafı CRM'de saklanmıyor (gelişim raporları PDF olarak erişimi kısıtlı alanda).
Evet, Logo, Mikro ve Nebim gibi muhasebe programları paketteki uygulama bağlantılarından biri olarak CRM'e bağlanabiliyor; kaç uygulama bağlanacağı paketi belirliyor (Başlangıç 2, Büyüme 4, Kurumsal 6 uygulama bağlantısı içerir). Programınızın sürümü hazır bağlantıya izin vermiyorsa özel API bağlantısı gerekir; bu Kurumsal pakette yer alır, diğer paketlerde ek iş olarak ayrıca tekliflendirilir. Kurulduğunda aylık fatura CRM'den otomatik tetiklenip muhasebe programınızda kesiliyor, tahsilat bilgisi CRM'e dönüyor ve ödeyen veli için hatırlatma akışı kapanıyor. Böylece çift veri girişi büyük ölçüde ortadan kalkıyor.
Evet, sistem teknik bilgi gerektirmiyor. Ekip eğitimi Büyüme ve Kurumsal paketlerde dahil; sekreter, müdür ve öğretmen için ayrı oturumlar halinde planlanabiliyor. Başlangıç paketinde eğitim ihtiyacı brief'te planlanır ve ayrıca tekliflendirilir. İlk 30 gün kurulum hataları giderilir. Öğretmen sadece gelişim raporu giriyor, o da şablon üzerinden.
Tutarlar KDV hariçtir: Başlangıç 14.900 TL tek seferlik, Büyüme 34.900 TL tek seferlik, Kurumsal 89.900 TL tek seferlik. Kurulum tek seferliktir. İlk 30 gün kurulum hatalarının giderilmesi dahildir; isteğe bağlı aylık bakım ikinci aydan itibaren başlar. CRM, sunucu ve harici yazılım lisansları hariçtir.
30 dakikalık süreç analizi görüşmesi yeterli. Mevcut süreçlerinizi inceleyip ücretsiz otomasyon yol haritası hazırlıyoruz. WhatsApp'tan veya formdan ulaşın.