Klinik Randevu Unutan Hasta Çözümü — Otomatik SMS + WhatsApp Hatırlatma
Randevu unutan hasta sorununa üç aşamalı hatırlatma, teyit ve boş slot doldurma akışı kuruyoruz. Hatırlatma ve teyit mesajları otomatik gider, iptal edilen slot bekleme listesine teklif edilir, personel teyit için tek tek telefon açmak zorunda kalmaz.
Her gelmeyen hasta, reklamla kazandığınız bütçenin çöpe gitmesi.
Doktorun günü doluyken hastaların bir kısmı gelmiyor, klinik boş slotlarla oturuyor — yönetici kayıp gelire bakıyor.
Resepsiyondaki asistan her gün onlarca hastayı telefonla arayıp teyit etmeye çalışıyor; çoğu açmıyor, açan hasta sırasını unutuyor.
İptali son dakikada bildiren hastanın slotunu doldurmak imkansız — çünkü sıradaki hastaya haber verecek sistemi yok.
Elle SMS gönderim yapan ekip vardır ama bunda ne teyit alınıyor ne de gelmeyen hastaya yeniden randevu öneriliyor.
Yeni hasta kazanmak için reklam bütçesi harcanıyor, mevcut kayıp randevular yüzünden bütçe fiilen çöpe gidiyor.
Klinik yönetim yazılımınız var ama içinden bir 'unut zorlayıcı' modül yok — hatırlatma manuel iş.
4 adımda canlıya geçiş.
Brief
Randevu akışınızı, klinik yönetim yazılımınızı, en çok kaçırılan slot tiplerini birlikte çıkarıyoruz. 30 dakikalık görüşme.
Kurulum
Randevu takviminize entegrasyon, SMS + WhatsApp gönderim altyapısı, teyit ve yeniden randevu akışı kurulur. KVKK açık rıza formu dahil.
Test
Pilot hastalarla canlıya benzer test akışı. Mesaj tonu, saatler, teyit soru dili, iptal davranışı — hepsi burada rafine edilir.
Yayın
Sistem canlıya alınır. No-show ve teyit oranları panelden izlenir; hangi zaman diliminde hangi mesajın daha iyi çalıştığı birlikte değerlendirilir (aylık iyileştirme saatleri Büyüme ve Kurumsal paketlerde yer alır).
Klinik paketinizde neler yer alıyor?
3 aşamalı akıllı hatırlatma
48 saat önce nazik bilgilendirme, 24 saat önce net teyit, 3 saat önce son hatırlatma. Klinik protokolünüze göre saat ve dil özelleştirilir.
Teyit ve iptal alma
Hasta 'onay' dediğinde takvim otomatik güncellenir, 'iptal' dediğinde slot serbest bırakılır ve yeniden randevu akışı devreye girer.
Boş slot doldurma
İptal olan slotu, bekleme listesindeki uygun hastaya otomatik teklif eder; hasta kabul ederse takvim güncellenir.
Takvim entegrasyonu
Google Takvim, Calendly, klinik yönetim yazılımına doğrudan bağlanır. Randevu alan an sistem başlıyor.
No-show raporu
Aylık kayıp randevu, teyit oranı, doluluk raporu paneli. Hangi hekim, hangi saat, hangi hasta segmenti — net görürsünüz.
KVKK + sağlık verisi
Özel nitelikli sağlık verisi için KVKK gerekliliklerini dikkate alarak kurgulanır: açık rıza, aydınlatma akışı, denetim log'u, silme talebi akışı. Verinin hangi sağlayıcıda ve bölgede tutulacağı teklifte yazılı olarak belirtilir.
Örnek bir kurulum: estetik-cilt kliniğinde hatırlatma, teyit ve boş slot akışı.
Örnek senaryoda birden fazla hekimle çalışan ve hastalarının bir kısmı Meta reklamlarından gelen bir estetik-cilt kliniği düşünelim. Randevuya gelmeyen hastalar takvimde boş slot bırakıyor; resepsiyon ekibi günün başında teyit aramalarına zaman ayırıyor ama birçok hastaya ulaşamıyor.
Brief görüşmesinde randevu akışı, klinik yönetim yazılımı ve hasta iletişim tonu birlikte çıkarılır. WhatsApp Business + SMS entegrasyonu, 3 aşamalı hatırlatma akışı ve iptal edilen slotu bekleme listesindeki hastaya otomatik teklif eden modül kurulur. KVKK açık rıza cümlesi randevu alma anına yerleştirilir.
Canlıya geçtikten sonra iş akışı değişir: hatırlatma ve teyit mesajları otomatik gider, hastanın onay ya da iptal yanıtı takvime işlenir, boşalan slot bekleme listesindeki hastaya teklif edilir. Resepsiyon ekibi teyit aramalarından çıkar; panelden teyit vermeyen hastaları görüp yalnızca onlarla ilgilenir.
Aylık iyileştirmede mesaj tonu, gönderim saatleri ve bekleme listesi önceliklendirmesi panel verilerine göre gözden geçirilir (iyileştirme saatleri Büyüme ve Kurumsal paketlerde yer alır).
Karar vermeden önce merak edilenler
SMS ve WhatsApp'ı aynı anda mı gönderiyor?
Hayır — akıllı öncelik var. WhatsApp'ta okundu gösterirse SMS gönderilmez; okunmadıysa 15 dakika sonra SMS devreye girer. Böylece hasta iki kanal spam'ine uğramaz, ulaşılamama riski de azalır.
Hasta 'iptal ediyorum' derse ne olur?
Sistem slotu takvimde serbest bırakır, iptal sebebini sorar (opsiyonel), ve bekleme listesindeki uygun hastaya otomatik teklif mesajı gönderir. Alan hasta 'evet' derse takvim onun adına güncellenir ve slot yeniden dolar.
Hangi klinik türü için uygundur?
Estetik, diş, dermatoloji, göz, fizik tedavi, kadın doğum, çocuk muayenehanesi, psikolog seansı ve tüm randevu ile çalışan sağlık pratikleri için uygundur. Slot değeri yüksek alanlarda (estetik, diş) boş kalan her randevunun maliyeti daha belirgindir.
Fiyat ne kadar?
AI müşteri asistanı paketleri (KDV hariç): Başlangıç 2.900 TL / ay + 4.900 TL kurulum (ilk ay 7.800 TL), Büyüme 6.900 TL / ay + 14.900 TL kurulum (ilk ay 21.800 TL), Kurumsal 19.900 TL / ay + 49.900 TL kurulum (ilk ay 69.800 TL). Hasta ve mesaj hacmi, hekim sayısı ve entegrasyon ihtiyacı hangi paketin yeteceğini belirler. Randevu alma ve takvim entegrasyonu Büyüme ve Kurumsal paketlerde yer alır; Başlangıç paketi tek kanalda (WhatsApp veya web sitesi) sık sorulan soruları yanıtlar. Meta mesaj ve SMS ücretleri hizmet bedeline dahil değildir.
Mevcut klinik yazılımıma entegre olur mu?
Popüler klinik yönetim yazılımlarının çoğuyla API üzerinden entegre olabiliyoruz. Uygun değilse Google Takvim / Calendly üzerinden ara katman kurup çift yönlü senkronu sağlıyoruz.
Personelim tarafından ekstra iş yükü doğuruyor mu?
Tersine. Şu anki manuel hatırlatma/telefon açma yükü ortadan kalkar. Personel yalnızca sistem panelinden 'kaçırılan bugün kim' raporuna bakar. İptal edilen slot bekleme listesinden otomatik doldurulur.
Randevu hatırlatmayı otomatiğe alalım.
15 dakikalık keşif görüşmesinde kliniğinizin randevu akışını konuşuyoruz, uygun kapsamı birlikte belirliyoruz.