Üyelik takip, yenileme hatırlatma, no-show önleme, dondurma yönetimi, PT randevu otomatik bildirimi ve segmentli kampanya. Üyeyle düzenli temas otomatik sürsün.
Form, landing, Instagram DM veya WhatsApp'tan gelen lead CRM'e düşer.
Kaynağa göre etiketlenir ve satıcıya atanır.
WhatsApp ve e-posta karşılama mesajı otomatik gider.
Isıtma dizisi ve takip hatırlatmaları başlar; satıcıya bildirim gider.
Hangi kaynağın lead getirdiği tek panelden izlenir.
Üyelik bitimine 7 gün kala üyeye hatırlatma yapmıyorsunuz, üye yenilemeyi unutuyor, ay kaybı yaşıyorsunuz
Dondurulan üyelikler unutuluyor, dondurma süresi bittiğinde üye geri dönmüyor, kayıp net
PT randevusu unutan üye no-show yapıyor, antrenör boşa duruyor, gelir kaybı
Yeni kayıtlı üyenin onboarding süreci yok, ilk 14 gün boyunca takip yapılmıyor, üyelerin bir kısmı ilk ay sonunda bırakıyor
Sezon kampanyalarını tüm üyelere aynı mesajla gönderiyorsunuz, segmentli iletişim yok, dönüş düşük
Üye davranış verisi (hangi ders, hangi saat, hangi sıklıkla) hiç toplanmıyor, kişiselleştirilmiş öneri yapamıyorsunuz
Mevcut üye verilerinizi (Excel, Mindbody, kağıt kayıt) topluyoruz. Üyelik paketleri, ders programı, antrenör listesi, kampanya geçmişi inceleniyor. Süreç haritası çıkarılıyor (kayıt, ödeme, ders, yenileme, dondurma, iptal).
HubSpot, Pipedrive, özel CRM veya Mindbody üzerine kurulum. Üye verisi göçü, segment tanımları (aktif, pasif, dondurulmuş, yeni üye, VIP), otomatik etiketleme kuralları. Üyelik takvimi ve ders takvimi entegrasyonu.
Üyelik bitimine 14, 7, 1 gün kala WhatsApp/SMS/email hatırlatma. Dondurma sonu 3 gün önce aktivasyon kampanyası. PT randevusu öncesi 24 ve 2 saat hatırlatma. Yeni üye 14 günlük onboarding akışı. No-show sonrası özür ve geri kazanma akışı.
Aylık dashboard - üyelik yenileme oranı, no-show oranı, üye yaşam değeri (LTV), kampanya dönüşüm oranları, segment performansı. Akış iyileştirmeleri ve yeni segment ihtiyaçları isteğe bağlı aylık bakım kapsamında planlanabilir.
Üyelik bitimine 14, 7, 1 gün kala WhatsApp ve email otomatik hatırlatma. Yenileme linki, kampanya teklifi, dondurma seçeneği sunulur. Üye karar veremediğinde satış ekibine devir.
Dondurulan üyelikler otomatik takip edilir. Dondurma bitimi 3 gün önce aktivasyon mesajı, dönüş kampanyası teklifi. Geri dönmeyen üyeye 7, 14, 30 gün sonra re-engagement akışı.
PT randevusu öncesi 24 saat ve 2 saat WhatsApp hatırlatma. No-show önleme. İptal eden üyeye yeniden rezervasyon teklifi; boşalan saat antrenörün takviminde hemen görünür.
Yeni kayıt 14 günlük otomatik akış - 1. gün hoş geldin, 3. gün ders rezervasyonu rehberi, 7. gün ilk değerlendirme anketi, 14. gün vücut analizi davet. İlk ay kaybını azaltmaya yardımcı oluyor.
Üye segmentleri (yeni üye, aktif, dondurulmuş, VIP, pilates kullanan, EMS kullanan) otomatik tanımlanır. Sezon kampanyaları herkese aynı mesaj yerine segmente özel mesajla gönderilir.
Üye 14 gün ders almazsa otomatik 'seni özledik' kampanyası. Aynı dersi 8 hafta üst üste alana PT denemesi teklifi. Vücut analizi sonucu hedef ulaşana motivasyon ve sertifika. Veri tabanlı kişiselleştirme.
Bu bölüm sistemin nasıl kurulduğunu anlatan örnek bir senaryodur; belirli bir müşterinin sonucu değildir.
Örnek senaryo: Mindbody kullanan ama üye iletişimi tamamen resepsiyona bağlı bir fitness kulübü düşünün. Üyelik yenileme hatırlatması yapılmıyor, dondurulan üyelikler unutuluyor, PT randevusuna gelmeyen üyeler antrenörün saatini boşa çıkarıyor, yeni üyelerin bir kısmı ilk ay sonunda bırakıyor.
Örnek bir kurulumda Mindbody'ye HubSpot bağlanır. Üyelik yenileme akışı (14/7/1 gün), dondurma yönetimi, PT randevu hatırlatması, 14 günlük yeni üye onboarding, segmentli kampanya (6 segment) ve davranış tetikleyicili re-engagement akışları kurulur. WhatsApp + email + SMS çoklu kanal.
Bu kurulumla iş akışında değişen şudur: yenileme, dondurma bitişi ve PT randevusu hatırlatmaları resepsiyonun elle takibine kalmadan gider, yeni üye ilk 14 gün boyunca planlı mesajlar alır, uzun süre gelmeyen üye otomatik işaretlenir. Resepsiyon takip yerine karşılama ve satışa odaklanır.
Üç net paket. Tutarlar TL ve KDV hariçtir; ödeme dönemi her kartta yazılıdır (tek seferlik kurulum).
KDV hariç · tek seferlik kurulum
Özel sistemlerini bağlamak ve test ortamında çalışmak isteyen işletmeler
KDV hariç · tek seferlik kurulum
Satış ve operasyon süreçlerini birbirine bağlamak isteyen KOBİ'ler
KDV hariç · tek seferlik kurulum
Birkaç tekrarlayan işi otomatikleştirmek isteyen işletmeler
Evet, Mindbody, Glofox, Sportwave, Excel veya kağıt kayıt verilerinizi göç ediyoruz. API çalışan sistemlerde otomatik, manuelde script ile aktarıyoruz. Üye geçmişi, ders kayıtları, ödeme bilgileri aktarılır. Göç süresi üye sayısına ve veri düzenine göre değişir; teklifte yazılı olarak belirtilir.
Hayır, Mindbody üstüne ek katman olarak CRM kurabiliyoruz. Mindbody ders rezervasyonu için kalır, CRM üye iletişimi, kampanya ve otomasyon için çalışır. İki sistem senkronize. Mindbody bırakmak isteyenler için özel CRM + rezervasyon da kuruyoruz.
Mesajları WhatsApp Business API üzerinden gönderiyoruz. Şablon mesaj ücretini Meta belirliyor; yaklaşık 0,40-0,80 TL/mesaj aralığında ve tarifeye göre değişiyor. Aylık ortalama 1.500 mesaj, 600-1.200 TL civarı Meta maliyeti demek. Bu ücretler PORTZEN kurulum bedeline dahil değildir ve kullandığınız kadar ödenir; PORTZEN tarafında mesaj kotası yoktur. E-posta için mesaj başına ücret çıkmaz, kullandığınız e-posta platformunun planı geçerlidir.
Verinin hangi sağlayıcıda ve bölgede tutulacağı kullanılan altyapıya (ör. HubSpot) göre teklifte yazılı olarak belirtilir. Kurgu KVKK gerekliliklerini dikkate alarak yapılır, üye onayı süreçleri (açık rıza, aydınlatma akışı) kurulur. Veri sahipliği size ait, istediğiniz zaman export edebilirsiniz. Hizmet sonlanmasında veri tarafınıza teslim edilir, sistemden silinir.
14 günlük yapılandırılmış akış (hoş geldin, ders rehberi, vücut analizi, motivasyon), yeni üyenin ilk haftalarında kulüple düzenli temas kurmasını sağlar; bu temas resepsiyonun hatırlamasına kalmaz. Sonuç üye profilinize ve kulübünüze göre değişir; belirli bir oran vaat etmiyoruz.
Üye verilerinden otomatik etiketleme - örn pilates kullanan + 3 aydan az üye + son 7 gün aktif. Bu segmente özel kampanya (örn 'yeni reformer pilates dersi başladı') gönderiliyor; herkese aynı mesaj gitmiyor.
AI modeli üye davranışlarından (ders sıklığı, son aktivite, ödeme gecikmesi) ayrılma olasılığını skorluyor. Yüksek risk üyelere özel hatırlatma kampanyası başlatılıyor. Bu özellik paketlerde standart olarak yer almıyor; ihtiyaç varsa brief'te planlanır ve ek iş olarak ayrıca tekliflendirilir. Erken müdahale üye kaybını azaltmaya yardımcı olur.
Tutarlar KDV hariçtir: Başlangıç 14.900 TL tek seferlik, Büyüme 34.900 TL tek seferlik, Kurumsal 89.900 TL tek seferlik. Kurulum tek seferliktir. İlk 30 gün kurulum hatalarının giderilmesi dahildir; isteğe bağlı aylık bakım ikinci aydan itibaren başlar. CRM, sunucu ve harici yazılım lisansları hariçtir.
30 dakikalık ücretsiz audit görüşmesi yeterli. Mevcut süreçlerinizi inceleyip size özel CRM stratejisi hazırlıyoruz. WhatsApp tan veya formdan ulaşın.