Fotoğraf Stüdyoları için CRM Otomasyonu
Çekim öncesi brief gönderimi, lokasyon hatırlatma, retouching teslim takibi, online galeri paylaşımı, yıldönümü tetiklemesi - siz çekime odaklanın, asistan müşteri yolculuğunu takip etsin.
Fotoğraf Stüdyoları her gün yaşıyor — siz de mi?
Çekim öncesi müşteriyle 'ne giyilecek, nereye gelinecek, kim katılacak' detaylarını telefonla konuşmak günde 2-3 saat alıyor
Çekim sonrası 'fotoğraflar ne zaman hazır olur' sorusu haftada 30+ kez geliyor, ekip teslim sürecinde
Retouching biten fotoğrafları teslim ederken Pixieset / WeTransfer linki gönderiyorsunuz, takip yok
Düğün yıldönümü gelen müşteriyi tekrar çekime davet etmek aklınıza gelmiyor, kaybediyorsunuz
Memnun müşteriden referans / yorum istemek için manuel mesaj yazıyorsunuz, ay sonu %80'i atlanıyor
POS / sözleşme sisteminizde 800+ müşteri kayıtlı ama tekrar pazarlama yapılmıyor, veri ölü
Fotoğraf Stüdyosu için nasıl kuruyoruz?
1. Stüdyo + Müşteri Yolculuğu Analizi
Stüdyo süreciniz (rezervasyon → kapora → brief → çekim → retouching → teslim → yıldönümü), mevcut müşteri verisi, ortalama teslim süreniz, en kârlı çekim türü analiz edilir.
2. CRM + Akış Kurulumu
HubSpot / Pipedrive / Türkiye uyumlu basit alternatifi kurulumu. Çekim brief şablonları (düğün, nişan, hamile, doğum günü), retouching takip board, online galeri teslim entegrasyonu.
3. Otomasyon Akışları
Kapora ödendi → 7 gün önce çekim brief gönder → 1 gün önce lokasyon + saat hatırlat → çekim sonrası teşekkür → retouching başladı bildirimi → galeri teslim → yıldönümü tetiklemesi (1 yıl sonra).
4. KVKK + Analitik + Eğitim
KVKK uyumlu izin formu, IYS entegrasyonu, ekip eğitimi (2 saat), aylık performans raporu (kaç çekim, ortalama teslim süresi, yıldönümü dönüşümü).
Fotoğraf Stüdyosu sistemine dahil olanlar
Çekim Öncesi Brief Otomasyonu
Kapora ödendikten sonra otomatik brief gönderimi - düğün için 'aile katılımcılar, kıyafet, lokasyon, özel anlar', hamile için 'kıyafet önerisi, eşya getirme listesi'. Müşteri formu dolduruyor, sizin telefonunuza özet geliyor.
Lokasyon + Saat Hatırlatma
Çekim gününden 1 gün önce ve 3 saat önce otomatik hatırlatma (lokasyon, harita linki, fotoğrafçı telefon, ekip kim katılacak). 'Saatini unutan müşteri' sorunu çözülüyor.
Retouching Süreç Bildirimi
Çekim sonrası 'fotoğraflar elimize ulaştı, X gün içinde retouching başlıyor', 'retouching tamamlandı, galeri paylaşılıyor' bildirimleri otomatik. Müşteri sürekli durum sorusu sormuyor.
Online Galeri Teslim Akışı
Retouching biten fotoğraflar online galeri (kendi sistemi veya Pixieset) ile teslim edilir. Müşteri görür görmez 'galeriniz hazır' bildirimi gider, beğeni / indirme istatistikleri size raporlanır.
Yıldönümü Tetiklemesi
Düğün 1. yıldönümü, çocuk doğum günü, evlilik yıldönümü tarihlerinde otomatik 'sizinle tekrar çalışmak istiyoruz' mesajı + özel paket teklifi. Eski müşteri tekrar geliyor.
Referans / Yorum Toplama
Çekim teslim sonrası 7-14 gün içinde otomatik 'memnun kaldıysanız Google'da yorum bırakır mısınız' linki. Bir yıl sonra referans programı tetiklemesi (memnun müşteri arkadaşına çekim öneriyor, %20 indirim).
İstanbul - Wedding Photography Stüdyosu: Aylık Yıldönümü Çekimi 0 → 8, Referans Müşteri %52 Arttı
İstanbul Bostancı'da wedding + nişan + hamile çekimi yapan butik bir fotoğraf stüdyosu 2025 Ocak'ında PORTZEN'e geldi. Yıllık 80-90 düğün çekiyorlardı, kapora aldıktan sonra çekime kadar süreç manuel telefon / WhatsApp ile yönetiliyordu. Yıldönümü pazarlaması hiç yapılmıyordu, eski müşteriye kimseye dönmüyorlardı.
14 günde CRM + otomasyon akışları kurulumu yapıldı. Çekim brief şablonları (5 çekim türü), retouching takip board, online galeri teslim akışı, yıldönümü tetiklemesi (3 farklı: 1 yıl evlilik, çocuk 1. yaş, evlilik 5. yıl), referans / yorum toplama akışı.
İlk ay 220 eski müşteri verisi sisteme aktarıldı, otomasyon akışları başlatıldı. 3. ay sonunda aylık 8 yıldönümü çekimi rezerve oldu (önceki yıl 0), Google yorum sayısı 45'ten 180'e çıktı, referans müşteri %52 arttı. Çekim öncesi brief ile müşteri telefon yükü %60 azaldı, ekip retouching kalitesine odaklandı.
Fotoğraf Stüdyosu için sıkça sorulan sorular
Kafe / restoran CRM sisteminden farkı ne?
Fotoğraf stüdyosu müşterisi yüksek bilet (15-50K TL) hizmet alıyor, daha az sıklıkla geliyor ama yaşam boyu değer çok yüksek (düğün → çocuk doğum → aile çekimi → yıldönümü → 5-10 yıl ilişki). Akış sıklık değil, yolculuk uzunluğu odaklı.
Çekim brief otomasyonu gerçekten işime yarar mı?
Evet, bu CRM'in en güçlü modülü. Vaka çalışmamızdaki İstanbul stüdyosu çekim öncesi telefon yükünü %60 azalttı. Müşteri brief formunu kendi tempoyla dolduruyor, siz özetini görüp çekim gününe hazır geliyorsunuz. Unutulan detay yok.
Online galeri sisteminiz mi var, yoksa Pixieset entegrasyonu mu?
Her ikisi de mümkün. Bizim web tasarım paketinde gelen online galeri sistemi varsa direkt entegre, yoksa Pixieset / SmugMug / WeTransfer entegrasyonu yapıyoruz. Hangi sistemi kullanırsanız kullanın, müşteri bildirimleri ve teslim takibi otomatikleşiyor.
Yıldönümü tetiklemesi yıllar sonra hatırlıyor mu?
Evet, sistem müşteri kayıt tarihlerini saklıyor. Düğün tarihi + 365 gün → 1. yıldönümü tetik. Çocuk doğum tarihi + 365 gün → 1. yaş çekim teklifi. 5. yıl, 10. yıl tetiklemeleri de var. Müşteri 5 yıl sonra hala 'bizi hatırladılar' diyor, geri dönüş oranı yüksek.
KVKK uyumlu mu, müşteri verisi nasıl alınıyor?
Evet, IYS (İleti Yönetim Sistemi) entegre, ticari ileti izni KVKK uyumlu form ile alınıyor. Sözleşme imzasında müşteri 'WhatsApp / SMS gönderim onayı' veriyor. İptal etmek isteyen müşteri tek tuşla çıkıyor.
Referans programı nasıl çalışıyor?
Memnun müşteriye 1 ay sonra 'sevdiğiniz birini önerirseniz hem siz hem o %20 indirim' linki gidiyor. Müşteri kendi sosyal medyasında / WhatsApp'ta paylaşıyor, gelen yeni müşteri ile öneren müşteri otomatik eşleşiyor. Yeni müşteri çekime gelince öneren müşteri kupon alıyor.
Mevcut müşteri verim Excel'de, sisteme nasıl aktaracak?
Excel / Google Sheets dosyanızı veriyorsunuz, biz import ediyoruz. Standart format (ad, soyad, telefon, email, çekim tarihi, çekim türü) hızlı, farklı format ek 1-2 gün. Vaka çalışmasındaki stüdyo 220 eski müşterisini ilk haftada sisteme aktardı.
Stüdyonuzun müşteri yolculuğunu 14 günde otomatikleştirin
20 dakikalık tanıtım görüşmesi yeterli. Mevcut süreçlerinizi değerlendirip size özel CRM + otomasyon planı çıkarıyoruz. WhatsApp'tan veya formdan ulaşın.