Avukat Dosya Takip Portalı + Müvekkil WhatsApp Bilgilendirme
Müvekkil kendi dosya durumunu web portalından görür, önemli her aşamada otomatik WhatsApp bilgilendirme alır. "Ne durumda dosyam?" telefonları azalır, siz dava hazırlığına odaklanırsınız.
"Dosyam ne durumda?" araması, gerçek hukuki çalışma vaktinizi çalıyor.
Müvekkilinizin her araması aynı: 'Dosyam ne durumda?' — günde saatler telefon başında geçiyor.
Duruşma saatini elle takip ediyorsunuz; bir kez de olsa kaçırılırsa müvekkil güveni yaralanıyor.
Tebligat ve karar özetlerini müvekkile açıklamak için 20 dakikalık telefon açmanız gerekiyor.
Yeni müvekkil kabul ederken 'siz beni bilgilendirir misiniz?' sorusuna 'evet' diyorsunuz ama sistematik bir akış yok.
Küçük büroysanız 'bu paraya bunu almam' diyor rakip; büyük büroysanız bilgilendirme insan gücüne bağımlı, ekipten biri hastalanınca sorun.
Müvekkil WhatsApp'tan yazıyor ama mesajlar mesai içi bile 3-4 saat cevapsız — sonra 'bilmediğim için avukatımı arıyorum' oluyor.
4 adımda kurulum.
Brief
Büronuzun dava çeşitliliğini, tipik bilgilendirme akışını, KVKK/mesleki sır kısıtlarınızı brief görüşmesinde birlikte çıkarıyoruz.
Kurulum
Müvekkil portalı + dosya panel + WhatsApp bilgilendirme akışı + rol bazlı erişim kontrolü kuruluyor. Onay şablonları hazırlanıyor.
Test
Pilot dosyalarla canlıya benzer akış. Mesaj tonu, hangi bilgilendirmenin gönderileceği, hangi bilginin gizleneceği — hepsi rafine ediliyor.
Yayın
Aktif müvekkiller portala davet ediliyor. İlk 30 gün kurulum hataları giderilir; sonrasında isteğe bağlı aylık bakım alınabilir.
Hukuk bürosu sisteminde neler yer alabilir?
Müvekkil portalı
Her müvekkil kendi kullanıcı adı ve şifresiyle giriş yapar; sadece kendi dosyalarını görür. Dosya durumu, planlanan duruşma, önemli notlar sadeleştirilmiş dille sunulur.
Duruşma hatırlatma
Duruşmadan 7 gün önce, 1 gün önce ve sabahı otomatik WhatsApp gider. Adres, saat, hazırlanması gereken belge listesi dahil.
Tebligat ve karar özeti
Panele avukat kısa özet yazar; sistem müvekkile anlaşılır bir dille bildirimi ve gerekli aksiyonu gönderir. Uzun telefon açıklaması yerine yazılı özet iletilir.
Rol bazlı erişim
Avukat, sekreter, stajyer için farklı yetkiler. Bazı notlar yalnızca avukat görür; bu alanlar müvekkil portalında gösterilmez. Erişimler kayıt altına alınır.
Ücret ve tahsilat
Müvekkile ödeme yaklaşan tarih hatırlatması otomatik gönderilir. Yatırıldığında panelde işaretlenir; tahsilat listesi tek yerde toplanır.
KVKK ve mesleki sır
İki aşamalı kimlik doğrulama, dosya bazlı erişim izinleri, silme talebi akışı ve erişim kaydı KVKK gerekliliklerini dikkate alarak kurgulanır; verinin hangi sağlayıcıda ve bölgede tutulacağı kullanılan altyapıya göre teklifte yazılı olarak belirtilir.
Örnek senaryo: 4 avukatlı bir büroda müvekkil bilgilendirme akışı nasıl kurulur?
Bu örnek senaryoda büro yüzlerce aktif dosyayla çalışıyor. Müvekkiller sık sık "dosyam ne durumda?" diye arıyor. Sekreter çoğunlukla dosyayı bilmediği için avukatı bekletiyor; avukat ise duruşma hazırlığından koparılıyor. Dilekçe hazırlık günleri telefon trafiğiyle bölünüyor.
Brief görüşmesinde büronun dava çeşitliliği (aile, ceza, ticaret), mesleki sırrın gerektirdiği paylaşım kısıtları ve tipik müvekkil profili birlikte çıkarılır. Ardından müvekkil portalı, dosya paneli, WhatsApp bilgilendirme akışı ve rol bazlı erişim kontrolü kurulur; teslim süresi kapsama göre teklifte yazılı olarak belirtilir. Her müvekkile giriş bilgileri ile KVKK aydınlatma ve açık rıza metni gönderilir.
Kurulumdan sonra iş akışı şöyle değişir: müvekkil dosya durumunu portaldan görür; duruşmadan 7 gün önce, 1 gün önce ve duruşma sabahı hazırlanacak belge listesiyle WhatsApp hatırlatması alır; tebligat ve karar özetleri yazılı olarak iletilir. Sekreter tahsilat listesini Excel yerine panelden takip eder.
Aylık bakımda yeni tebligat özet şablonları, sık sorulan sorular için bilgi tabanı zenginleştirilir. Müvekkil portal kullanım raporu, hangi müvekkilin portala girmediğini ve yalnızca WhatsApp bildirimine yanıt verdiğini gösterir — iletişim tonu bu gruplara göre ayrıştırılabilir.
Karar vermeden önce merak edilenler
UYAP verisi otomatik yansıtılıyor mu?
Doğrudan UYAP API entegrasyonu üzerinde teknik kısıtlar var. En verimli akış, avukat veya sekreterin UYAP'tan çıkardığı durumu tek satırla panele girmesi ve sistemin müvekkile anlaşılır dille bildirim göndermesi. Kurulumda büronuzun UYAP kullanım rutinine göre tam senkron akışı birlikte tasarlıyoruz.
Müvekkile hangi bilgiler otomatik gidiyor?
Duruşma hatırlatması, tebligat özet bildirimi, karar özeti, ücret ödeme hatırlatması, dilekçe hazır bildirimi. Her mesaj şablonunu avukat onaylar; sistem hiçbir hukuki yorum yapmadan yalnızca büronun onayladığı şablonu gönderir.
Mesleki sır nasıl korunuyor?
Bazı notlar (avukat özel notu, karşı tarafın önerdiği uzlaşma tutarı, iç strateji) müvekkil portalinda görünmez. Sadece avukat panelde. Bu ayrımı dosya-alan bazında dosya açılırken belirlersiniz. Hem hız hem gizlilik sağlanır.
Fiyat ne kadar?
İş otomasyonu paketleri tek seferliktir (KDV hariç): Başlangıç 14.900 TL tek seferlik, Büyüme 34.900 TL tek seferlik, Kurumsal 89.900 TL tek seferlik. İsteğe bağlı aylık bakım ikinci aydan itibaren 4.000 / 6.000 / 9.900 TL / ay. Aktif müvekkil sayısı, çoklu avukat kullanımı ve ek modüller (tahsilat, dilekçe kütüphanesi) hangi paketin yeteceğini belirler. Tamamen özel bir müvekkil portalı özel web uygulaması kapsamına girer.
Küçük büroysam bile mantıklı mı?
Evet, hatta özellikle mantıklı. Küçük bürolarda müvekkil bilgilendirmesi çoğu zaman avukatın kendisine kalır. Portal ve WhatsApp akışı kurulunca dosya durumu, duruşma hatırlatması ve karar özetleri sistemli şekilde müvekkile iletilir; avukat yalnızca güncellemeyi panele girer.
Müvekkil portalı zor mu?
Portal mümkün olan en sade şekilde tasarlanır: giriş yap, dosyayı gör, durumu oku. Yaşlı müvekkil için WhatsApp bildirimi asıl kanaldır; portal yalnızca detay isteyene açıktır. İstenirse portal olmadan sadece WhatsApp akışı da kurulabilir.
Büronuzu "dosya durumunu ben soruyorum" yaklaşımına geçirelim.
20 dakikalık keşif görüşmesinde büronuzun akışını, mesleki sır kısıtlarınızı ve müvekkil profilinizi konuşuyoruz. Uygun kapsamı birlikte belirliyoruz.