Avukat Dosya Takip Portalı + Müvekkil WhatsApp Bilgilendirme
Müvekkil kendi dosya durumunu web portalından görür, önemli her aşamada otomatik WhatsApp bilgilendirme alır. "Ne durumda dosyam?" telefonları %70 azalır, siz dava hazırlığına odaklanırsınız.
"Dosyam ne durumda?" araması, gerçek hukuki çalışma vaktinizi çalıyor.
Müvekkilinizin her araması aynı: 'Dosyam ne durumda?' — günde saatler telefon başında geçiyor.
Duruşma saatini elle takip ediyorsunuz; bir kez de olsa kaçırılırsa müvekkil güveni yaralanıyor.
Tebligat ve karar özetlerini müvekkile açıklamak için 20 dakikalık telefon açmanız gerekiyor.
Yeni müvekkil kabul ederken 'siz beni bilgilendirir misiniz?' sorusuna 'evet' diyorsunuz ama sistematik bir akış yok.
Küçük büroysanız 'bu paraya bunu almam' diyor rakip; büyük büroysanız bilgilendirme insan gücüne bağımlı, ekipten biri hastalanınca sorun.
Müvekkil WhatsApp'tan yazıyor ama mesajlar mesai içi bile 3-4 saat cevapsız — sonra 'bilmediğim için avukatımı arıyorum' oluyor.
4 adım — 3 haftada canlı.
Brief
Büronuzun dava çeşitliliğini, tipik bilgilendirme akışını, KVKK/mesleki sır kısıtlarınızı 45 dakikada birlikte çıkarıyoruz.
Kurulum
Müvekkil portalı + dosya panel + WhatsApp bilgilendirme akışı + rol bazlı erişim kontrolü kuruluyor. Onay şablonları hazırlanıyor.
Test
3 gün pilot dosyayla canlıya benzer akış. Mesaj tonu, hangi bilgilendirmenin gönderileceği, hangi bilginin gizleneceği — hepsi rafine ediliyor.
Yayın
Aktif müvekkiller portala davet ediliyor. İlk 30 gün haftalık kullanım raporu ve optimizasyon paylaşılıyor.
Hukuk bürosu paketinizde neler yer alıyor?
Müvekkil portalı
Her müvekkil kendi kullanıcı adı ve şifresiyle giriş yapar; sadece kendi dosyalarını görür. Dosya durumu, planlanan duruşma, önemli notlar sadeleştirilmiş dille sunulur.
Duruşma hatırlatma
Duruşmadan 7 gün önce, 1 gün önce ve sabahı otomatik WhatsApp gider. Adres, saat, hazırlanması gereken belge listesi dahil.
Tebligat ve karar özeti
Panele avukat kısa özet yazar; sistem müvekkile anlaşılır bir dille bildirimi ve gerekli aksiyonu gönderir. 20 dakikalık telefon açma sona erer.
Rol bazlı erişim
Avukat, sekreter, stajyer için farklı yetkiler. Bazı notlar yalnızca avukat görür; mesleki sır otomatik korunur. Her erişim log'lanır.
Ücret ve tahsilat
Müvekkile ödeme yaklaşan tarih hatırlatması otomatik gönderilir. Yatırıldığında panelde işaretlenir; tahsilat listesi tek yerde toplanır.
KVKK ve mesleki sır
Türkiye sunucusu, iki aşamalı kimlik doğrulama, dosya bazlı erişim izinleri. Silme talebi tek tıkla; denetime hazır log tutulur.
Ankara'da 4 avukatlı bir büro, günlük müvekkil aramalarını 32'den 8'e indirdi.
Büro yaklaşık 340 aktif dosyayla çalışıyordu. Müvekkiller günde ortalama 32 kez "dosyam ne durumda?" araması yapıyor, her arama ortalama 6 dakika sürüyordu. Sekreter çoğunlukla dosya bilmediği için avukatı bekletiyor; avukat ise duruşma hazırlığından koparılıyordu. Ek olarak bir dilekçe hazırlık günü telefon üstüne telefonla resmen bloke oluyordu.
Brief görüşmesinde büronun dava çeşitliliğini (aile, ceza, ticaret), mesleki sırrın gerektirdiği paylaşım kısıtlarını ve tipik müvekkil profilini birlikte çıkardık. 14 günde müvekkil portalı, dosya panel, WhatsApp bilgilendirme akışı ve rol bazlı erişim kontrolünü kurduk. Her müvekkil için giriş bilgileri ve KVKK açık rıza metni gönderildi.
30 gün sonra rapor net konuştu: günlük müvekkil aramaları 32'den 8'e düştü. Duruşma öncesi hazırlıksız gelme oranı %14'ten %2'ye indi (WhatsApp hatırlatma sayesinde). Sekreter tahsilat listesini panelden okumaya başladı, elle Excel takibi bitti. Avukatlar günde ortalama 90 dakika ekstra hukuki çalışma zamanı kazandı.
Aylık bakımda yeni tebligat özet şablonları, sık sorulan sorular için bilgi tabanı zenginleştirilir. Müvekkil portal kullanım raporu, hangi müvekkilin portale girmediğini ve WhatsApp bildirimine sadece cevap verdiğini gösteriyor — bu segmentlere göre iletişim tonu ayrıştırılıyor.
Karar vermeden önce merak edilenler
UYAP verisi otomatik yansıtılıyor mu?
Doğrudan UYAP API entegrasyonu üzerinde teknik kısıtlar var. En verimli akış, avukat veya sekreterin UYAP'tan çıkardığı durumu tek satırla panele girmesi ve sistemin müvekkile anlaşılır dille bildirim göndermesi. Kurulumda büronuzun UYAP kullanım rutinine göre tam senkron akışı birlikte tasarlıyoruz.
Müvekkile hangi bilgiler otomatik gidiyor?
Duruşma hatırlatması, tebligat özet bildirimi, karar özeti, ücret ödeme hatırlatması, dilekçe hazır bildirimi. Her mesaj şablonunu avukat onaylar; sistem hiçbir hukuki yorum yapmadan yalnızca büronun onayladığı şablonu gönderir.
Mesleki sır nasıl korunuyor?
Bazı notlar (avukat özel notu, karşı tarafın önerdiği uzlaşma tutarı, iç strateji) müvekkil portalinda görünmez. Sadece avukat panelde. Bu ayrımı dosya-alan bazında dosya açılırken belirlersiniz. Hem hız hem gizlilik sağlanır.
Fiyat ne kadar?
Fiyat, ihtiyacına göre kişiselleştiriliyor. Brief görüşmesinde net rakam paylaşıyoruz. Aktif müvekkil sayısı, çoklu avukat kullanımı, ek modüller (tahsilat, dilekçe kütüphanesi) kapsamı belirliyor.
Küçük büroysam bile mantıklı mı?
Evet, hatta özellikle mantıklı. 1-2 avukat büroları müvekkil bilgilendirmeye günde 2-3 saat harcıyor. Portal kurulunca bu vakit aslında dava hazırlığına ayrılıyor. ROI ilk aydan görülür.
Müvekkil portalı zor mu?
Portal mümkün olan en sade şekilde tasarlanır: giriş yap, dosyayı gör, durumu oku. Yaşlı müvekkil için WhatsApp bildirimi asıl kanaldır; portal yalnızca detay isteyene açıktır. İstenirse portal olmadan sadece WhatsApp akışı da kurulabilir.
Büronuzu "dosya durumunu ben soruyorum" yaklaşımına geçirelim.
20 dakikalık keşif görüşmesinde büronuzun akışını, mesleki sır kısıtlarınızı ve müvekkil profilinizi konuşuyoruz. Uygun kapsamı birlikte belirliyoruz.